Kun sisustusarkkitehti Niina Sihto ottaa vastaan toimeksiannon yrityksen tilojen suunnittelusta, hän aloittaa työn perehtymällä yrityksen toimintaan ja organisaatioon. Suunnittelua edeltää myös työpaja, johon osallistuvat kaikki työntekijät. Niissä nousee usein esille asioita, jotka eivät aiemmin ole tulleet esille ja joita ei olisi edes osannut kysyä.
– Toimitilat kertovat paljon työpaikan ilmapiiristä, Niina Sihto sanoo. Kuva: Heikki Hakala
– Jotta tiloista tulee onnistuneet, on päästävä syvälle asiakkaan tapaan toimia ja myös siihen todellisuuteen, joka työyhteisössä vallitsee. Toimitilat paljastavat tosi paljon toimintakulttuurista ja työpaikan ilmapiiristä. Joskus on törmätty myös siihen, että johdolla ja työntekijöillä on yllättävän suuret näkemyserot työpaikan toimivuudesta. Silloin tulee väkisin mieleen, että johdon ja työntekijöiden välinen keskusteluyhteys ei toimi parhaalla mahdollisella tavalla, Sisustusarkkitehdit Fyran osakas Niina Sihto sanoo.
Fyra on tehnyt viime vuosina lukuisia uusia toimitiloja niin yrityksille kuin yhteisöille monilta eri toimialoilta. Ratkaisuissa yritetään löytää asiakkaalle ominaiset piirteet, joskus myös toimialan ominaisuuksia. Rahoitusalan yrityksen sisustus huokuu vaurautta ja arvovaltaa, globaalissa yrityksessä korostuu kansainvälisyys ja se, että toiminta ei ajoitu vain 8–16 välille.
– Toimitilat ovat kokeneet valtavan muutoksen melko lyhyessä ajassa. Aluksi hyökättiin avokonttoreihin, mutta sitten huomattiin, että ihmiset työskentelevät paljon monimuotoisemmin. Tarvitaan erilaisia työskentely-ympäristöjä eri tehtäviin.
– Usein perusajatuksena on se, että kun toimenkuvasi muuttuu, vaihdat työpistettä. Mutta meillä on yhä paljon ihmisiä, joiden toimenkuva ei muutu – eikä siis tule luontevaa tarvetta vaihtaa työpistettä. Aika monissa moderneissa monitoimityötiloissa ihmiset pyrkivät pääsemään suunnilleen samaan työpisteeseen päivästä toiseen, Niina Sihto sanoo.
Tehokkuus kertoo onnistumisesta
Kun uusia työtiloja suunnitellaan, Niina Sihto ottaa lähtökohdaksi sen, että ihmiset haluavat tulla työpaikalle ja viihtyvät siellä. Se tuo tehokkuutta.
Työpaikkojen toimivuutta voidaan myös mitata. Kansainvälisesti tunnetuin on Leesman-indeksi, jonka avulla selvitetään työpaikan tehokkuutta. Kyse on kyselytutkimuksesta, johon työntekijät vastaavat. Kysymykset ovat riittävän konkreettisia, jotta niiden perusteella voidaan analysoida, kuinka tilat toimivat. Mitä korkeampi tehokkuus on, sillä parempi on myös viihtyvyys.
Tehokkuus syntyy siitä, että eri tehtäville on tarjolla oikeanlaisia työpisteitä.
Modernissa monitilatoimistossa työnteon eri vaiheita ja tarpeita varten löytyvät sopivat tilat.
Tehokkuus syntyy siitä, että eri tehtäville on tarjolla juuri oikeanlaisia työpisteitä. Palaveritilat löytyvät helposti ja ovat sopivan kokoisia ja toimivia, hiljaiset tilat antavat keskittymisrauhaa ja puheluja ja muuta yhteydenpitoa voidaan tehdä ilman ulkopuolisia häiriöitä.
– Myös sohvaryhmät ovat tärkeitä työskentelytiloja, joissa voidaan olla rennommin ja välittömämmin vuorovaikutuksessa. Tärkeitä ovat myös yhteiset taukotilat ja niiden viihtyvyys. Työpaikan ja kodin tila-ajattelu ovat tulleet lähemmäksi toisiaan niin, että pyritään pois väärästä virallisuudesta – ja viihtymättömyydestä.
Kun työtiloja lähdetään uudistamaan, johdon asenne on tärkeä. Uudistuksesta ei tule uskottava, jos johto ei sitoudu siihen ja perustelee sitä vaikka asioiden salassapidolla. Salassapitoa varten on helppo tehdä muita ratkaisuja, esimerkiksi rakentaa neukkareita, ei sitä varten tarvita omia huoneita. Jos johto ei ole itse ymmärtänyt, mistä työtilojen muutoksessa on kysymys, on omalla esimerkillä johtaminen mahdotonta.
Aivot pitää ottaa huomioon
Uudet toimitilat ovat monelle työntekijälle stressin aihe. Muutos tuntuu vaikealta. Sen vuoksi suunnitelmat ja niiden perustelut pitää käydä avoimesti ja huolellisesti läpi kaikkien niiden kanssa, joita muutos koskee. Se voi joskus viedä aikaa, etenkin, jos harppaus on iso.
Jyrääminen ei ole järkevää, sillä se kostautuu myöhemmin.
Painopisteen täytyy olla siinä, miten tiloissa työskentelevät ihmiset asian kokevat ja millaisia tarpeita heillä on. Jyrääminen ei ole järkevää, sillä se kostautuu myöhemmin.
– Nykyisin on käytössä myös tietoa siitä, miten tiloja käytetään. Jos havaitaan, että joitakin tiloja käytetään hyvin vähän, niitä voidaan muuttaa, jotta ne palvelevat paremmin työyhteisön tarpeita. Myös säännölliset Leesman-mittaukset tai vastaavat antavat oikeaa tietoa tilojen toimivuudesta, Niina Sihto sanoo.
Niina Sihto sanoo, että monitoimitiloissa on opittava myös työskentelemään. Tärkeää on, että valaistus ja akustiikka toimivat. Itsestään selvää on, että kaikkien kalusteiden on oltava säädettäviä. Sen lisäksi kyse on myös siitä, että työskenteleminenkin poikkeaa siitä, mihin olemme tottuneet.
– Tärkeä kysymys on, miten voidaan työskennellä ilman keskeyttämisiä. Mutta tämähän koskee myös sähköpostia ja muuta sähköistä kommunikaatiota. Ne ovat samanlaisia häiriötekijöitä kuin muukin ulkopuolelta tuleva ärsytys. Kun kuulokkeet ovat korvilla, se kertoo, ettei minua nyt saa häiritä.
– Ihmisten oma vastuu ergonomiasta, myös aivoergonomiasta on kasvanut. Vaikka ihmiset istuva ja tekevät töitä vierekkäin, heillä voi olla hyvin erilainen tapa työskennellä, mutta se ei saa häiritä naapuria, Niina Sihto sanoo.
Työtilan tehtävä on tarjota optimaaliset edellytykset kaikkien siellä tehtävien toimien hoitamiselle. Kyse ei ole muoti-ilmiöstä, ei edes trendistä, sillä työtilojen muutos on oikeastaan viimeinen vaihe sitä muutosta, jonka keskellä elämme. Se koskee johtamista, organisaatiota, työhyvinvointia – yksi tärkeä lenkki on tila, jossa työskennellään. Se vaikuttaa tehokkuuteen ja viihtyvyyteen. Ne muuten kulkevat käsi kädessä.
Teksti: Heikki Hakala | Kuvat: Sampo Pärnänen/Fyra