THL ja OPH ovat kummatkin lähteneet muutosmatkalle uudistamaan rakennettaan ja toimintatapojaan. Yhteistyön hyödyllisyys ja innostavuus huomattiin nopeasti: miksi keksiä pyörää uudelleen kun oppeja ja kokemuksia voi jakaa puolin ja toisin? THL ja OPH ovat molemmat vihkiytyneet dialogisuuden arvojen edistäjiksi, joten Puimala oli luonteva menetelmä tukemaan moninäkökulmaista ajattelua ja yhteistä reflektiota. THL:n johtoryhmä päätti kutsua OPH:n mukaan yhteiseen Puimalaan kesäkuussa 2020.
Mikä on Puimala?
Puimalassa asiat puidaan yhdessä jyvien erottamiseksi akanoista. Menetelmä on kevyt ja hauska, inspiroiva ja tehokas. Sen avainkäsitteitä ovat avoimuus, tasavertainen vuorovaikutus ja dialogi. Menetelmää on kehitetty Kuntaliiton ja Työelämän tutkimuskeskuksen yhteistyönä Vertaiset -oppimisverkostossa 2007- 2009 Työelämän kehittämisohjelman (TYKES) rahoituksella. Puimala kehitettiin koska tunnistettiin, että nopeasti muuttuvissa ja monimutkaisissa tilanteissa tarvitaan nopeaa ja tehokasta hyvien ja lupaavien käytäntöjen levittämistä. Se edellyttää puolestaan nopeaa ja tehokasta toisten kuuntelua, yhteen kytkeytymistä ja yhdessä tekemistä.
Puitavaa asiaa lähestytään useasta eri suunnasta yhtä aikaa. Asioiden käsittelylle saadaan riittävästi syvyyttä kutsumalla yhteiseen pohdintaan eri näkökulman omaavia osallistujia, esimerkiksi työntekijät, asiakkaat, esimiehet, johto ja päätöksentekijät. Puimalassa puhuminen ja kuuntelu on erotettu: jokainen ryhmä jututetaan henkilö kerrallaan, ryhmät reflektoivat toisilta kuulemaansa ja suhteuttavat sitä omaan toimintaansa.
Puimalan onnistumisen takaa huolellinen suunnittelu ja käsikirjoitus: keitä mukana, konkreettiset pohdittavat asiat, osallistuvat organisaatiot riittävän erilaisia tai eri tilanteessa käsiteltävän asian suhteen ja ns. win-win tilanteen varmistaminen sekä dialogin mahdollistava fasilitointi.
Mitä puitiin ja miten?
Yhteisen Puimalan teemaksi valikoitui Toimintakulttuurin muutoksen ja matriisimaisen rakenteen reflektoiminen ja OPH:lle esitettiin konkreettiset kysymykset mihin THL järjestäjänä toivoi yhteistä pohdintaa.
- Miten te OPH:ssa valitsitte ne yhteiset asiat, joissa halusitte olla entistä parempia ja millaisen prosessin myötä yhteiset horisontaaliset asiat ja ilmiöt syntyivät?
- Mitkä ovat kokemuksenne mukaan matriisityyppisen mallin mahdollisuuksia ja mitkä haasteita?
- Olemme THL:ssä tekemässä muutosta niin ikään toimintakulttuurin muutos edellä ja rakenteita muutetaan toivottua toimintakulttuuria tukevaksi. OPH:n esimerkki toimintakulttuurin eikä niinkään organisaatiorakenteen muutoksesta kiinnostaa suuresti?
Puimalan sisältö ja juoksutus suunniteltiin THL:n ja OPH:n yhteistyönä (Katja Sankalahti THL:stä ja Reetta Niemelä ja Samu Seitsalo OPH:sta) hyvin lyhyellä ajalla (1,5 vkoa).
Korona ja etätyö laittoivat soveltamaan Puimalaa Teamsin välityksellä ja tämä vaati tarkkaa excel – suunnitelmaa aikataulutuksineen ja vastuineen. Kasvokkain järjestetyssä Puimalassa on mahdollisuus suunnitelman muunteluun mutta etätyöajasta oli jo kevään aikana opittu, että käsikirjoitus tulee tehdä huolellisesti onnistumisen takaamiseksi.
Mitä vertaisopimme THL:ssä OPH:n kokemuksista?
Yhteisessä keskustelussa ja “puinnissa” nousivat esille mm. kokeilevan työskentelytavan merkitys sekä toimivan vuorovaikutuksen ja riittävän osallisuuden tärkeys. Lisäksi keskusteltiin OPH:n kokemusten pohjalta siitä, kuinka epävarmuuden sietokyky kasvoi heillä muutosmatkan aikana. Keskustelussa todettiinkin tärkeäksi ”muutoksessa lepäämisen taito”, jolla viitattiin kykyyn elää luottavaisesti muutoksen kanssa. Epävarmuuden sietokyky nousi esiin myös tilaisuuden palautteissa. ”Epävarmuuden sietäminen oli hyvä pointti. Siinä tarvitaan luottamusta ja avoimuutta.”
THL:n pääjohtaja Markku Tervahauta koki Puimalan ja yhteisen pohdinnan tärkeänä. “Kyllä tästä keskustelusta ja OPH:n kokemuksista jäi se tunne, että uudistuminen ja muutos jatkuvat, vaikka organisaatiomuutos ja muutosohjelma joskus tulevatkin maaliinsa. Muutosohjelman ytimessä on kuitenkin toimintakulttuurin ja toimintatavan muutoksen tavoite, ja sitä tavoitetta mahdollistamaan ja tukemaan organisaatiorakenteiden uudistuminen on vain pieni, mutta välttämätön askel.”
Yhteinen keskustelu ja vertaisoppiminen jatkuu. OPH järjesti organisaatioiden yhteisen Puimalan 2.11.2020. Teemaksi valikoitui Organisaation identiteetti: Miten organisaation identiteetti muodostuu ja millaisella identiteetillä toteutamme tehtäväämme tässä ajassa vaikuttavasti? Yhteisenä saavutuksena todettiin, että kahden tunnin Puimala oli jälleen kerran arvokasta ajatusten ja kokemusten jakamista sekä reflektointia. Saman organisaation eri näkökulmista tulevat asiantuntijat onnistuivat herättelemään oivalluksia identiteetti –työhön. Lopuksi Olli-Pekka Heinonen käytti urheilumetaforaa organisaation identiteetin rakentamisessa: ”Joukkueissa valmentajat ja pelaajat vaihtuvat. Tulee tunnistaa mitkä asiat pysyvät, vaikka ihmiset vaihtuvat ja siitä löydetään itse joukkueeseen liittyvät ominaisuudet, identiteetti.”
OPH:n ja THL:n yhteisen Puimalan ohjelma 16.6.2020
Toivomme tarkan kuvauksen antavan lukijalle konkreettisen kuvan etäyhteyksillä toteutetusta sovelletusta Puimalasta.
Klo 14.00
- Tervetuloa / Markku Tervahauta, pääjohtaja, THL
- Iltapäivän työskentelyn toteutus / Katja Sankalahti, henkilöstön kehittämispäällikkö
- Opetushallituksen esittely omasta muutosprosessista, virittäytyminen reflektioon
- OPH:n muutoksen reflektio THL:n esittämistä näkökulmista/ Kehitysjohtaja Reetta Niemelä, Johtaja Samu Seitsalo, Yksikönpäällikkö Pekka Matikainen ja Opetusneuvos Arja-Sisko Holappa
10 min tauko ja Menti–kysely heränneistä ajatuksista
Klo 14.45
- Menti–nostot sekä Kysymyksiä & Vastauksia chatista
- THL:n työntekijät reflektoivat kuulemaansa
- THL:n esimiehet reflektoivat kuulemaansa
- OPH:n joukkue pohdiskelee kuulemaansa
- THL johtoryhmän jäsenet reflektoivat Puimalassa kuultua, nostot THL2021-muutosohjelman toteuttamiseen
- Menti: ”Miten meillä meni”
Klo 15.55
- Markku Tervahauta: Kiitokset ja katse kohti yhteisen Puimala –sarjan jatkoa
Kaikki reflektio-osuudet olivat fasilitoituja.
”Kuinka puhua niin, että toiselle herää halu kuunnella. Kuinka kuunnella niin, että toiselle herää halu puhua.” W. Isaacs, 2001
