Tiedolla johtaminen on monitulkintainen käsite, johon ei löydy yhtä oikeaa määritelmää. Niinpä Tietokiri-hankkeen alussa myös Kimmo Järvinen sekä muut hankkeeseen osallistuvat olivat oman määrittelytehtävänsä äärellä. Tietokirin tarkoituksena on vahvistaa tiedolla johtamisen kulttuuria valtionhallinnossa. Hankkeessa kootaan valtiokonsernin yhteisiä tietovarantoja, tarjotaan organisaatioille analyysipalveluita ja tiedon visualisointia sekä ennen kaikkea jaetaan toimiviksi todettuja oppeja ja työkaluja.
– Tutustuimme ensin aiheesta tehtyyn tutkimukseen, jonka jälkeen yhdistimme omat käsityksemme ja kokemuksemme tiedolla johtamisesta, Järvinen havainnollistaa määrittelyprosessia.
Tiedolla johtaminen määritellään Tietokirissä tietoiseksi johtamis- ja toimintamalliksi, jossa analysoitua tietoa hyödynnetään ja tuodaan osaksi päätöksentekoprosessia. Tietokiri.fi-sivustolla esitelty tiedolla johtamisen prosessi on kuusivaiheinen, ja se etenee kysymyksenasettelusta tiedolla tehdyn päätöksen tuloksen arvioimiseen asti. Analyysikysymykset syntyvät selkeän ongelman havaitsemisesta. Määrittelyssä tulee havaita asioiden välinen riippuvuussuhde ja korrelaatio, joka halutaan murtaa.
– Yksittäiseen kysymykseen ei tule rakastua, vaan tiedolla johtamisen ytimessä on itse ongelma, joka kaipaa ratkaisua. Prosessin aikana kysymys saattaa muuttua ja muotoutua uudelleen, kun kerättyä tietoa analysoidaan ja tulkitaan, Järvinen avaa.
Prosessin ydin on kuitenkin se, että samaa prosessia voidaan soveltaa millä tahansa valtionhallinnon osastolla. Riippumatta omasta asemasta organisaatiossa tai siitä, kuinka vaikeiden kysymysten äärellä ollaan. Soveltamisalan tulee olla mahdollisimman laaja.
Tiedolla johtaminen vaatii organisaatiokulttuurin muutoksen
Tutkitun tiedon hyödyntäminen ei tietenkään ole uusi keksintö, vaan tiedolla on johdettu jo aikojen alusta asti. Mitä Tietokirissä pyritään kuitenkin tekemään, on tiedolla johtamisen prosessin tunnistaminen, systemaattinen käyttöönotto sekä omien ennakko-oletusten kyseenalaistaminen.
Olennaista tiedolla johtamisen vakiinnuttamisessa on se, että jokainen pystyisi laaja-alaisesti itse kokemaan prosessin hyödyllisyyden. Virkamiesten tulisi Järvisen mukaan hyödyntää rohkeasti oman viraston ulkopuolisia tietolähteitä, jotta aihealueisiin saataisiin ulkopuolista perspektiiviä. Tähän tarkoitukseen Tutkihallintoa.fi ja valtionhallinnon eri konsernipalveluiden tietokannat yhdistävä tietoalusta toimivat hyvin. Lisäksi analyysitoiminta on tuottanut paljon hyviä esimerkkejä prosessin toimivuudesta.
– Organisaatiokulttuurin muutoksessa hyvällä mallilla ollaan siinä, että tiedon merkitys on laajalti tunnistettu, Järvinen iloitsee.
Tiedolla johtamisen kehittämisalueet
Mallissa on kuitenkin vielä paljon kehitettävää. Tiedolla johtamisen mallin omaksuminen ei tarkoita vielä sitä, että ollaan tavoitetilassa. Keskeinen kysymys on, miten prosessia voidaan kehittää siten, että päästäisiin kysymään vielä parempia kysymyksiä ja saavuttamaan parempia lopputuloksia. Tiivis yhteistyö yliopistosektorin kanssa mahdollistaa sen, että tietojohtamisen tutkimuskehityksessä pysytään mukana.
Miten prosessia voidaan kehittää, jotta päästäisiin kysymään vielä parempia kysymyksiä ja saavuttamaan parempia lopputuloksia?
Disinformaation aikakaudella luotettavan tiedon tarve kasvaa entisestään. Esimerkiksi korona-aikana voidaan olettaa, että aihepiirin ympärillä tullaan pyörimään myös tiedolla johtamisen suhteen. Poikkeusaikoina eri virastojen auktoriteettiasema korostuu entisestään, ja kansalaisille pitää tehdä selkeäksi se, kuka puhuu ja mistä puhutaan.
– Ideaalitilanteessa data olisi riittävän selkeästi ylläpidettyä ja sisällöltään tasalaatuista – prosessi osallistaisi riittävän suuren joukon asiantuntijoita. Tällöin päätöksenteon tukena olisi paras mahdollinen tieto.
Toisena haasteena on virastojen välisen vertailtavuuden kehittäminen. Tiedolla johtamisen onnistuminen riippuu monesti kontekstista, jossa sitä sovelletaan. Virastot ovat Järvisen mukaan hyvin eri vaiheissa tiedolla johtamisen suhteen, joten yhtenäisten mittareiden luominen arvioinnin tueksi olisi tarpeen.
Tiedosta kohti tekoja
Tietokirissä toteutettiin yhteistyössä eOppivan kanssa tiedolla johtamisen koulutus, joka on tarkoitettu virkamiehelle taustasta ja asemasta riippumatta. Tiedosta tekoihin -kurssin tavoitteena on avustaa jokaista virkamiestä löytämään oma rooli tiedolla johtamisessa.
– On jokaisen virkamiehen vastuulla viedä tiedolla johtamista eteenpäin ja edistää omilla teoillaan toimintakulttuurin muodostumista.
Koulutus on otettu hyvin vastaan, ja sen toteutuminen on ollut kaikkien hankkeessa mukana olevien osalta iso ponnistus. Kaiken ytimessä on kuitenkin kollektiivinen oppiminen, jossa jaetaan kokemuksia ja epäonnistumisia ja kehitytään yhdessä tiedolla johtamisen ammattilaisiksi.
– Pienistä havainnoista syntyy isoja, kun riittävän moni niitä toistaa, Järvinen toteaa optimistisena.
