Tieto hyötykäyttöön julkisiin hankintoihin liittyvässä päätöksenteossa

Hankinta-Suomen hankkeessa selvitettiin, miten julkishallinnossa hyödynnetään tietoa hankintojen johtamisessa ja toteutuksessa. Julkisten hankintojen parissa työskenteleville tehdyn kyselytutkimuksen mukaan tiedon hyödyntäminen hankintoihin liittyvässä työssä on paremmalla tasolla yli 100 000 euron arvoisia hankintoja ja päätoimisesti hankintoja toteuttavilla kuin pienempiä ja oman toimen ohella hankintoja toteuttavilla.

Hankinta-Suomen ”Julkiset hankinnat – kokonaisvolyymi ja datan hyödyntäminen” -VN Teas hankkeen kyselytutkimuksessa selvitettiin julkisia hankintoja tekevien, niitä suunnittelevien ja johtavien henkilöiden käytäntöjä ja osaamista hyödyntää tietoa työssään julkisten hankintojen parissa. Selvitykseen saatiin 247 vastausta sisältäen lukuisia avovastauksia. Tulokset osoittavat, että hankintayksiköt hyödyntävät tietoa ja erilaisia datalähteitä hankintojen johtamisessa ja toteutuksessa laajasti, mutta kehityskohteita tiedon hyödyntämiselle löytyi runsaasti.

Organisaation itse keräämä data ensisijainen tietolähde

Kysytyistä hankintoihin liittyvän työn tietolähteistä eniten ja säännöllisimmin hyödynnetään organisaation itse hankinnoistaan keräämää seurantadataa, organisaation omaa ostolaskudataa sekä sopimuksenhallintajärjestelmästä saatavaa dataa. Sen sijaan sähköisten työkalujen hyödyntäminen, joista tässä tarkoitetaan Hanselin Hankintapulssi ja Hankintatutka -työkaluja, on vielä huomattavasti harvinaisempaa hankintayksiköissä, erityisesti kuntavastaajien joukossa. Ostolaskudatan hyödyntäminen on paremmalla tasolla kuntavastaajien kuin valtionyksikön vastaajien keskuudessa. Sen sijaan kirjanpitojärjestelmistä saatavaa dataa osataan hyödyntää valtionyksiköissä laajemmin kuin kuntavastaajien keskuudessa.

Tieto tehokkaasti käytössä päätoimisesti hankintoja tekevillä

Tarkastellessa tietolähteiden hyödyntämistä hankintoja päätoimisesti ja oman toimen ohella toteuttavien välillä huomattiin, että osaaminen hyödyntää eri tietolähteitä on selvästi heikommalla tasolla hankintoja oman toimen ohella toteuttavilla. Yli puolet päätoimisesti hankintoja tekevistä ilmoittaa osaamisensa hyödyntää sopimuksenhallintajärjestelmästä saatavaa dataa olevan hyvällä tasolla. Vastaavasti vain neljännes oman toimen ohella hankintoja tekevistä ilmoittaa samoin. Trendi on samankaltainen (eli osaaminen hyödyntää eri tietolähteitä on paremmalla tasolla hankintoja päätoimisesti tekevillä) myös tarkastellessa organisaation itse keräämää seurantadataa, HILMAsta saatavaa dataa, sähköisistä kilpailutusjärjestelmistä saatavaa dataa sekä Hanselin Hankintapulssi ja Hankintatutka -työkalujen osalta. Lisäksi tulokset osoittavat selkeästi, että osaaminen hyödyntää eri tietolähteitä on sitä paremmalla tasolla, mitä useamman hankinnan toteuttamiseen vastaaja vuosittain osallistuu. Tämä näkyy tuloksissa lähes kaikkien kysyttyjen tietolähteiden osalta.

Tuloksista havaitaan myös, että tiedon hyödyntämisen osaaminen on paremmalla tasolla niiden vastaajien keskuudessa, jotka toteuttavat pääsääntöisesti yli 100 000 euron arvoisia hankintoja kuin pääsääntöisesti tätä pienemmän suuruusluokan hankintoja toteuttavilla. Tämä näkyy selvästi osaamisessa hyödyntää sopimuksen hallintajärjestelmästä saatavaa dataa, organisaation itse hankinnoistaan keräämää seurantadataa, HILMAsta saatavaa dataa, sähköisistä kilpailutusjärjestelmistä saatavaa dataa sekä osaamisessa hyödyntää muiden organisaatioiden vertailudataa.

Hankintojen vaikutusten ja vaikuttavuuden arviointi tärkeää

Lähes kaikki vastaajat pitävät hankintojen vaikutusten ja vaikuttavuuden arviointia ja mittaamista organisaation kannalta erittäin tai kohtuullisen tärkeänä. Noin kolmannes vastaajista ei koskaan toteuta työssään hankintojen vaikutusten tai vaikuttavuuden arviointiin ja mittaamiseen liittyviä tehtäviä ja yli neljännes ei osaa lainkaan toteuttaa siihen liittyviä tehtäviä. Säännöllisesti työssään hankintojen vaikutuksia tai vaikuttavuutta arvioi tai mittaa noin viiden vastaajista. Hieman yli kuudennes vastaajista (15 %) ilmoittaa osaamisensa olevan hyvällä tasolla näiden tehtävien toteuttamisen osalta.

Miten tietoa voidaan entistä tehokkaammin hyödyntää hankintojen johtamisessa ja toteutuksessa?

Kysytyistä tiedonhyödyntämisen esteistä selvästi tärkeimmäksi nousee resurssien puute sekä käytettävissä olevien järjestelmien ja tietokantojen puute. Runsaasti mainintoja saivat myös organisaation toimintakulttuuriin liittyvät esteet sekä tiedon puute mahdollisista eri datalähteistä.

Vastauksissa nousi esille kehittämiskohteina esimerkiksi organisaatioiden omien analysointi- ja raportointipalvelujen kehittäminen, kuten tarve erilaisten tietojärjestelmien integroinnille ja linkittämiselle. Lisäksi esille nousi tietotarpeita hankintojen vaikutusten ja vaikuttavuuden arvioinnista, kuten kestävää kehitystä edistävien keinojen ja mittarien kehitys (esim. laadun, ekologisuuden, kotimaisuusasteen ja ympäristövastuun mittareita), tietokannat hankintojen vaikutusten arvioimiseksi, sosiaalisen kestävyyden kriteerien ja niiden soveltamismahdollisuuksien kehittäminen. Lisäksi toivotaan vertailutietoa muista organisaatioista. Vertailutietoa toivotaan esimerkiksi hankintayksiköiden kilpailutuksista ja sopimuksista, tarjouspyyntöpohjista, hyvistä käytänteistä laadullisille vaatimuksille ja niiden pisteytyksistä, vertailudataa hinnoista sekä tietoa käytettävistä olevista tietojärjestelmistä ja sovelluksista sekä niiden sopivuudesta erilaisiin käyttötarpeisiin.

Tutustu tarkemmin selvityksen tuloksiin >

Lisätiedot: Maria Merisalo, erikoistutkija, maria.merisalo(at)vtt.fi