Mitä ongelmaa ratkaistiin ja miksi?
Johtamisessa tarvittava tieto on usein pirstaleista ja se joudutaan kokoamaan useasta eri tietolähteestä. Tämä vaikeuttaa, tai ainakin merkittävästi hidastaa, tiedon hyödyntämistä toiminnan seurannassa ja suunnittelussa.
Talous- ja henkilöstöhallinnon tiedot muodostavat johtamisen näkökulmasta merkittävän osan keskeisimmästä tietosisällöstä. Valtionhallinnon tapauksessa tällainen tieto sijaitsee Palkeiden ylläpitämissä tietojärjestelmissä, joten tunnistettiin mahdollisuus ja tarve tuotteistaa tiedot valmiiksi visualisoituina työpöytänäkyminä asiakasvirastojen käyttöön. Tällöin asiakasvirastoissa voitaisiin keskittyä raporttien kokoamisen sijaan tietojen hyödyntämiseen.
Mitä tehtiin?
Palvelumuotoilu toteutettiin projektina, jonka yhteydessä rakentui palvelun tuottamiseksi tarvittava raportointipalvelinympäristö tietokantoineen. Samalla muodostui käsitys niistä talous- ja henkilöstöhallinnon aiheista, jotka ovat johtamisen kannalta keskeisimpiä, vaikkakin palvelun käyttöönottava asiakasvirasto voi määritellä oman johdon raporttinsa mittariston itse. Mittaristoon on mahdollista sisällyttää tietoja myös asiakasviraston omista tietojärjestelmistä. Toimintatapaa testattiin siirtämällä Palkeiden oma, aiemmin työasemapohjaisesti toteutettu, johdon raportti raportointipalvelimen kautta käytettäväksi. Lisäksi Taiteen edistämiskeskus (Taike) pilotoi palvelua projektin yhteydessä ensimmäisenä ulkopuolisena asiakkaana.
Mitä saavutettiin ja miten jatketaan?
Projektin aikana valmistui palvelutuotannon aloittamiseksi tarvittava tuotantoympäristö ja palvelulle luotiin toimintamalli. Saadut kokemukset ja käyttäjäpalaute ovat osoittaneet, että tällä tavoin tuotettuna palvelulla pystytään vastaamaan johtamisen tietotarpeisiin ja tietojen saavutettavuus sekä käytettävyys ovat merkittävästi aiempaa parempia. Merkittävimmiksi jatkokehityskohteiksi on tunnistettu mm. tiedonsiirtojen automatisoinnin edistäminen sekä Palkeiden ylläpitämien tietojärjestelmien lisääminen käytettävissä oleviksi tietolähteiksi projektivaiheen toteutuksia laajemmin.
Johdon raportointipalvelu tulee Palkeiden palveluvalikoimaan lisäpalveluna vuoden 2022 alusta.
