Tietotulva hallintaan ja hyötykäyttöön

Suomen julkishallinto tuottaa joka vuosi valtavan määrä dataa, jota voidaan käyttää oman toiminnan johtamiseen ja kehittämiseen sekä myös hallinnon avoimuuden ja läpinäkyvyyden lisäämiseen. Julkisen sektorin tuottama tieto tulisi olla mahdollisimman helposti saatavilla, jotta yritykset, oppilaitokset, tutkijat sekä myös yksittäiset kansalaiset pääsisivät tietoon käsiksi.

Jokaisella organisaatiolla on valtava määrä tietopääomaa, mutta se on usein hyvin hajallaan ja järjestäytymättömässä tilassa. Organisaatiokohtaisen tietoarkkitehtuurin määrittelyllä pyritään muodostamaan selkeä käsitys kaikista organisaation sisällä sijaitsevista tiedoista ja tietovarannoista sekä niiden rakenteesta ja liittymistä toisiinsa. Tämä helpottaa tiedon löytymistä ja hallintaa sekä avaa mahdollisuuksia myös avoimesti saatavilla olevan tiedon jatkojalostamiseen.

Tietoarkkitehtuuri on osa kokonaisarkkitehtuuria, joka katsoo organisaation toimintaa neljästä eri näkökulmasta ja pyrkii muodostamaan yhteneväisen kokonaiskuvan organisaation toiminnan hallinnasta ja kehittämisestä. Kokonaisarkkitehtuuriin kuuluvat liiketoiminnan, järjestelmien, tiedon ja teknologioiden näkökulmat sekä niiden väliset linkitykset (kuvassa).

Tavoitetilasta käytäntöön

Valtionvarainministeriö julkaisi vuonna 2016 kuvauksen valtion hankintatoimen tavoitearkkitehtuurista, jossa on määritelty hankintatoimen tavoitetila sekä keskeiset käsitteet, tiedot, sidosryhmät, roolit ja järjestelmät. Tavoitteet perustuvat mm. OECD:n Hankintatoimen kehittämislinjauksiin (2015), EU:n e-procurement -strategiaan. Tavoitearkkitehtuuri sisältää arkkitehtuurilinjaukset periaatteellisella, käsitteellisellä sekä loogisella tasolla, ja se toimiikin hyvänä pohjana kaikelle valtionhallinnon hankintatoimen suunnittelulle ja kehittämiselle.

Tavoitearkkitehtuurikuvauksen tiimoilta aloitettua työtä täydennetään nyt Hankinta-Suomi -ohjelman sisällä tehtävällä tietoarkkitehtuurikartoituksella. Kartoituksen tarkoituksena on tuottaa koko julkishallinnon (valtio ja kunnat) kattava tietoarkkitehtuurikuvaus, jossa on tunnistettu hankintoja koskevat tiedot sekä tietovirrat. Samassa yhteydessä selvitetään tietoaineistojen yhtenäistämisen ja standardoinnin tarve. Tämän avulla mahdollistetaan sekä eri lähteistä tulevan tiedon tallentaminen yhteisiin tietokantoihin että tallennetun tiedon analysoinnin ja jatkojalostamisen toimenpiteet.

Tietoarkkitehtuurityön tuloksena syntyy myös useita palvelumalleja erilaisiin tiedon hyödyntämisen tarpeisiin. Näitä malleja ovat esimerkiksi ennalta määritellyt vakioanalyysit, asiantuntijatyönä tehtävät analysointipalvelut, itsepalveluperiaatteella toteutetut data-analyysit sekä erilaiset avoimet rajapinnat.

Tietokiri-hanke kirittää valtionhallinnon johtamismuutosta

Hankintojen tietoarkkitehtuuri kytkeytyy kiinteästi jo meneillään olevaan Tietokiri-hankkeeseen sekä tiedolla johtamisen lisäämisen tarpeeseen valtionhallinnossa. Hankkeen tavoitteita ovat muun muassa:

  • tietojohtamisen tarpeiden kartoittaminen
  • käytettävissä olevien tietoaineistojen ja tietovarantojen tunnistaminen
  • yhteisen tietomallin (käsitemallin) muodostaminen
  • tietovirtojen tunnistaminen
  • loogisen tason tietoarkkitehtuurin ja tietovaraston suunnittelu
  • sekä tiedonhallinnan jalkauttaminen ja ylläpito.

Hankintojen tietoarkkitehtuurin selvitystyötä tehdään ketterästi, Scrum-filosofiaa soveltaen. Työstötiimiin kuuluu useita hankinta- ja taloushallintoasiantuntijoita sekä valtionhallinnosta että kuntasektorilta, ja työtä toteutetaan ennalta määritellyissä kahden viikon sprinteissä. Jokaisen sprintin päätyttyä käydään läpi aikaansaadut tulokset ja suunnitellaan työn jatkoa. Ketterällä työskentelytavalla on saatu valmiiksi jo mm. tietomalli julkisten hankintojen datan julkaisemista sääntelevistä eForms-kentistä.

Koko julkishallinnon hankintojen tietoarkkitehtuurin kokoaminen on valtava haaste, johon ketterä kehitystiimi on tarttunut kiitettävällä ahkeruudella. Poikkisektorisesta toimintatavasta on jo nyt havaittavissa runsaasti monia hyötyä: keskusteluissa nousee jatkuvasti esille myös monia tietoarkkitehtuurin ulkopuolisia asioita, joiden parissa kunnat ja valtio voisivat tehdä laajempaa yhteistyötä. Tästä esimerkkinä vaikkapa vuoden 2020 aikana luonnosteltu valtionhallinnon yhteinen sopimushallinnan toimintamalli, jota kunnat voisivat soveltaa pienillä viilauksilla höystettynä lähes sellaisenaan.

Aitoon tiedolla johtamiseen on vielä pitkä matka, sekä teknisesti että henkisesti, mutta käynnissä olevat hankkeet parantavat tilannetta tasaisin askelin. Paluuta entiseen ei enää ole – edes koronan jälkeen – ja kotimainen julkishallinto tulee muuttumaan tulevaisuudessa entistä enemmän tietoa hyödyntäväksi toimijaksi.