Avokonttorit ovat saaneet osakseen kriittisiä kannanottoja – ja monesti ihan syystä. Onneksi ne ovat toimistosuunnittelun evoluutiossa jo muinaisjäänne, eikä niitä esimerkiksi valtiolla suosita ollenkaan. Tällä hetkellä suunnittelun valtavirtaa on monitilaympäristö, joka kehitettiin 2000-luvun alussa korjaamaan sekä avokonttorin että perinteisen koppikonttorin heikkouksia.
Työtilat ja erityisesti niiden muutokset herättävät usein suuria tunteita. Siksi on tärkeää, ettei esimerkiksi avokonttori-termiä väärin viljelemällä herätetä ihmisissä turhaa pelkoa tai muutosvastarintaa.
Päinvastoin kuin avokonttorissa, monitilassa tilaa ei jaeta henkilöille vaan erilaisille työtehtäville. Työntekijät valitsevat työtilan kulloisenkin tehtävänsä vaatimusten tai vaikkapa henkilökohtaisten mieltymystensä mukaan. Avoimen tilan työpiste kannattaa valita silloin, kun työ edellyttää vuorovaikutusta.
Keskittymistä ja luottamuksellisuutta vaativaan työhön on hiljaisen työn huoneita. Ryhmät voivat kokoontua neuvotteluhuoneisiin ja ryhmätyötiloihin, ja vapaata ajatustenvaihtoa ja ideointia tukevat erilaiset rennot, kaikille avoimet kohtaamisalueet.
Fyysisten ratkaisujen rinnalla monitilaympäristön toimivuuden ratkaisevat pelisäännöt. Myös jaetussa tilassa voi keskittyä, jos yhdessä on sovittu, että äänekkäät keskustelut tai puhelut käydään niitä varten tarkoitetuissa tiloissa.
Mittaamme Senaatti-kiinteistöissä säännöllisesti valtion eri organisaatioiden henkilöstön kokemuksia ennen ja jälkeen työympäristömuutoksen. Kyselyiden pohjalta koostetut tutkimustulokset kertovat, että hyvin suunniteltu monitilaympäristö nostaa sekä tietotyöntekijöiden kokemaa tuottavuutta että työhyvinvointia. Työntekijät kokevat, että monitilassa työt sujuvat paremmin, oma tehokkuus nousee ja työn laatu paranee.
Muutto monitilaympäristöön ei olekaan koskaan pelkästään tilamuutos, vaan se vaikuttaa sekä henkilökohtaisiin työnteon tapoihin että koko organisaation toimintakulttuuriin. Jotta uusi työympäristö tukisi organisaation toimintaa mahdollisimman täysipainoisesti, henkilöstö kannattaa ottaa mukaan jo suunnitteluvaiheessa. Valtiolla muutosjohtaminen on nykyisin oleellinen osa uusien toimitilojen toteuttamista.
Monitilaympäristö ei varmasti ole toimistojen evoluution viimeinen vaihe. Itse asiassa toimitilojen kehityskulun seuraava askel eli yhteiskäyttöisyys on jo vahvasti täällä. Eri puolella Suomea on käynnissä jo useita hankkeita, joissa suunnitellaan ja toteutetaan useamman valtionhallinnon organisaation yhteisiä työympäristöjä. Seinien kaatuminen edistääkin valtionhallinnossa myös raja-aidat ylittävää yhteistyötä.
Kirjoittaja: Sanna Jääskeläinen, markkinointi- ja viestintäjohtaja, Senaatti-kiinteistöt | Kuva: Marjaana Malkamäki
Teksti on julkaistu alun perin Helsingin Sanomien Mielipide-osiossa 18.2.2020
Lue lisää aiheesta: Vertailussa avokonttori ja monitilaympäristö: 10 eroavaisuutta