Valtiovarainministeriön tehtävät edellyttävät kuntien tilanteen seurantaa ja tilanteesta viestimistä. Yhteisen jaetun ja avoimen tietopohjan äärellä keskustelu kuntien tilanteesta ja tulevaisuudesta onnistuu nykyistä helpommin. Työn tueksi Valtiokonttori rakensi tiedolla johtamisen palvelun, Tutkikuntia.fi-sivuston. Ajantasaisen tiedon saamiseksi käyttöön valtiovarainministeriö ja Valtiokonttorin Tietokiri -hanke toteuttivat yhdessä Tutkikuntia.fi -palveluun Kuntien tilanneseuranta -palvelun, johon ryhdyttiin kokoamaan valtiovarainministeriön analyyseissään käyttämää kuntatietoa.
Koottu, visualisoitu ja avoimesti julkaistu analyysitieto muodostaa tietopohjaa, joka tukee valtionhallinnon, valtiovarainministeriön, ja kuntien välistä vuoropuhelua Kuntien tilanteesta ja tulevaisuudesta. Palvelua kehitetään edelleen kattavammaksi ja toimivammaksi.
Kuntien tilanneseurannan rakentaminen
Lähdimme rakentamaan Kuntien tilanneseuranta -palvelua selvittämällä ministeriön Kunta- ja aluehallinto-osaston omaa toimintaa ja toiminnassa käytettävää tietoa. Jo ennen Valtiokonttorin kanssa aloittamista perustimme osaston sisälle epävirallisen kehitystiimin. Teimme työpajamuotoisesti sisäistä kartoitusta perustoiminnoista, -prosesseista ja niissä käytetyistä tiedoista. Kartoituksen, kuntien tilannekuvaraportin ja peruspalveluiden tilaraportin laatimisen sekä tulevien tehtävin puntaroinnin tuloksena osaston johtoryhmä päätti tiimin ehdotusten pohjalta poimia alhaalla roikkuvan hedelmän ja panostaa sen yhteisen tiedon visualisointiin, jonka pohjalta käymme keskustelua kuntasektorin kanssa.
Omia tavoitteitamme täsmentävän pohdiskelun ja päätösten jälkeen lähestyimme alustavilla tarpeillamme Valtiokonttorin analysointipalvelua. Yhdessä Valtiokonttorin kanssa tarkensimme palvelumuotoilun avulla tarpeistamme alustavan konseptin tasolle, joka hyväksyttiin toteutettavaksi.
Toteutimme työn BI-näkymäkohtaisissa sprinteissä. Muodostimme ministeriössä näkymäkohtaisia ”työnyrkkejä”, joissa kuhunkin näkymään liittyvät asiantuntijat tekivät Valtiokonttorin kanssa sarjan lyhyitä sprinttejä, joiden päätteeksi kehitetty näkymä voitiin julkaista. Käytimme yhteen näkymäjulkaisuun kolmesta neljään yhteistä palaveria, ja teimme näkymäkohtaista työtä osittain rinnakkain. Lisäksi pidimme Valtiokonttorin kanssa säännöllisesti kokouksia toimituksen edistymisestä ratkaistaksemme mahdollisia ongelmia ja säätääksemme palvelun konseptia havaituilla tarpeilla.
Ensimmäiset näkymät aikaansaatiin nopeasti, ja jo muutaman viikon työn jälkeen julkaistiin ensimmäiset tulokset julkisina BI-raporttinäkyminä. Koko ensimmäiseen vaiheeseen meni keväällä 2020 noin kolme kuukautta.
Osaston johtoryhmä oli tyytyväinen tuloksiin, ja päätti jatkaa työtä konseptin mukaisesti syksyllä 2020.
Lähdimme toteuttamaan uusia sprinttejä totutulla sapluunalla. Oleellista oli, että jokaisessa työnyrkissä oli kehitystiimin jäsen, jotta saimme työn rytmin ja koordinaation säilymään ministeriön sisällä. Viimeiset näkymät julkaistiin työn päätteeksi vuoden 2021 alkupäivinä.
Tarve säilyy ja työ jatkuu
Olemme ministeriössä tyytyväisiä uuteen palveluun. Aiomme käyttää tehtyjä raportointinäkymiä kunta- ja aluehallinto-osastolla kuntapoliittisen keskustelun tukena ja ohjaamme kuntatoimijat katsomaan esimerkiksi valtionosuustiedot suoraan palvelusta. Myös kuntakäyttäjät ovat löytäneet palvelun.
Palvelun tulevan kilpailukyvyn kannalta toiveenamme on, että valtiovarainministeriössä käynnissä olevan Tiedon hyödyntämisen ja avaamisen hankeen tuloksena syntyisi eri viranomaisten kautta nykyistä enemmän ja aiempaa paremmin hyödynnettäviä ohjelmointirajapintoja, jolloin palveluiden kehittäminen ja ylläpito olisivat nopeampaa, kustannustehokkaampaa ja ennen kaikkea tietojen yhdistäminen olisi laadukkaampaa ja luotettavampaa.
Tällä hetkellä näyttää siltä, että meillä on pitkäaikaista käyttöä rakennetulle palvelulle. Sillä on tunnistettava ja selkeä rooli informaatio-ohjauksen toteutuksessa, jossa yhteisen jaetun ja julkisen tietopohjan avulla edesauttaa eri kuntapolitiikan osapuolten päätöksentekoa. Parhaillaan yhdessä Valtiokonttorin Tietokiri -hankkeen kanssa määritetään palvelun uusia tietotarpeita ja jatkokehittämistä vuoden 2021 mukanaan tuomien tehtävien pohjalta.
Näkymiin!
Neuvotteleva virkamies Jani Heikkinen, Twitter: @JaniHeikkinen
