Oppivat yhteisöt ja verkostot valtionhallinnon valmistelurakenteina

”Työn murroksessa onnistuminen edellyttää valtiolla ja koko muulla julkisella sektorilla systeemisyyden ymmärtämistä, kykyä hahmottaa laajoja toisiinsa kytkeytyneitä kokonaisuuksia sekä valmiutta yhteistyöhön. Käytännössä tämä tar­koittaa sitä, että otetaan käyttöön uusia, valmisteluresurssit yhdistäviä ja nopeammin tulok­sia tuottavia sekä kokeilevia ja verkostomaisia toimintatapoja, joissa yhdistyvät eri suun­nilta saatava kokemus ja osaaminen sekä uusia ratkaisuja tuottava yhteistyö.”
(Valtiovarainministeriön virkamiespuheenvuoro 4.2.2019)

”Tarvitaan harppaus ihmiskäsityksessä. Älykkyys määrittyy mitä suuremmissa määrin sosiaalisesti.”
(Katri Saarikivi)

Miten organisoitua ja toimia maailmassa, jonka uudet ilmiöt eivät mahdu totuttuihin lokeroihin?

Verkostot ovat tulleet jäädäkseen. Verkostoituminen on kevyt ja ketterä organisoitumisen muoto jonkin tavoitteen tai ilmiön ympärille ilman, että ihmisten täytyy siirtyä organisaatiosta toiseen. Keskeisiä ajureita verkostomaisen työskentelyn takana ovat asioiden ja ilmiöiden kompleksisuus, laaja-alaisuus sekä keskinäisriippuvuus. Tarvitsemme syvää, poikkihallinnollista osaamista ja näkemystä yhä pirullisempien kysymysten ratkaisemiseksi. Mitä isompi haaste, sitä laajemmalle se usein levittyy.

Ilmiölähtöinen, ihmiskeskeinen tai proaktiivinen yhteiskunta edellyttää hallinnon aktiivisuutta erilaisissa kehittämisverkostoissa ja ekosysteemeissä niin, että keskiössä on asiakas tai kansalainen omassa elämäntilanteessaan. Verkostomainen toiminta on osaamiseltaan ja resursseiltaan tehokkaampi ja joustavampi toimintamalli kuin kiinteät, organisaatiomuutoksiin tai organisaatioiden välisiin resurssien siirtoihin perustuvat rakenteet.

Tavoitteena on, että valtionhallinnon henkilöstö kokee olevansa töissä valtiolla sen lisäksi, että on töissä tietyssä virastossa. Verkostot ovat jo usealle valtionhallinnossakin toimivalle tärkeitä työyhteisöjä – monella lailla hajautuneessa työssä ehkä niistä keskeisimpiä. Toimivassa verkostossa saa kokemuksia, oppii ja löytää uusia yhteistyö- tai rahoitusmahdollisuuksia. Verkostomaisesti toimimalla voi käynnistää kokeiluja ja hyödyntää tutkimuksia, saada nostoja strategiaan tai vaikka tunnistaa heikkoja signaaleja.

Valtionhallinnon tulosohjauksessa ja organisaatioiden tavoitteissa on otettava huomioon, että ihmisillä on oltava aikaa yhteistyöhön oman organisaation ulkopuolella olevien kollegojen kanssa. Verkostoissa toimiminen ei voi olla täysin yksipuolista, vaan useimmiten niissä on kyse win-win-tilanteista, joissa jokainen osapuoli kokee hyötyvänsä yhteistyösuhteesta.

Mikä ja miksi verkosto?

”Monet yhteiskunnalliset ilmiöt ovat monimutkaisia ja keskinäisriippuvaisia. Niitä tulisi tarkastella nykyistä kokonaisvaltaisemmin. Suomen hallinnon perinteisten vahvuuksien lisäksi tarvitsemme vahvaa yhteistoiminnan kulttuuria. Ilmiöpohjaisen ajattelun myötä avautuu uudenlainen näkökulma. Liikkuvuus on välttämätöntä ilmiölähtöisen valmistelun varmistamiseksi.”
(Ilmiömäinen julkishallinto, Sitra)

Määrittelemme verkoston tavaksi organisoida valmistelua yhteisen intressin ympärille, jolloin eri puolilta tulevaa osaamista ja kokemusta voidaan hyödyntää yhteisvastuullisesti ja tavoitteellisesti. Verkostot ovat erityisesti meta-modernin ajan organisoitumismuoto, jota kohti uusi työelämä on menossa yhä kiivaammin. Laaja-alaisen ja monimuotoisen yhteistyön mahdollistajana on digitalisaatio: yhteisten alustojen käyttöönotto helpottaa yhteistyötä sekä hallinnon sisällä että sen ulkopuolisten toimijoiden, kuten kansalaisten, yritysten ja ekosysteemien kanssa. Samalla verkosto luo paineita yhä suurempaan osallisuuteen ja yhteistyöhön.

Luommeko aina samankaltaisia hallinnollisia rakenteita sen sijaan, että tunnistaisimme ja mahdollistaisimme uusia toimijoita ja tapoja tehdä asioita toisin?

Verkostomainen toimintatapa on erityisen hyvä valinta silloin, kun toimintaympäristö on muuttunut, aikaa ja resursseja on vähän ja etsitään uusia, innovatiivisia ratkaisuja ja tapoja toimia. Jokainen toimija edustaa jotain osaa ongelmasta tai ilmiöstä, ilmentää omanlaistaan osaamista ja kokemusta, ja lisäksi on valmis sitoutumaan yhteiseen asian edistämiseen edellyttäen, että kokee itsekin hyötyvänsä yhteistyöstä. Erilaisuus ei suinkaan ole pahasta, vaan rikkaus ja onnistuneen työskentelyn edellytys. Verkostomaisella toiminnalla on hierarkista lähestymistapaa paremmat edellytykset saada haasteellinen tavoite maaliin ja eri osapuolet sitoutumaan lopputulokseen, sillä verkostoissa toimiminen perustuu luottamukseen. Lisäksi verkoston työnjako pyritään ratkaisemaan joustavasti, kulloinkin parasta mahdollista osaamista ja kokemusta hyödyntäen.

Verkosto voi ottaa valmisteluvastuuta asioista, jotka putoavat virallisten rakenteiden väliin niin kutsutulle harmaalle alueelle. Verkostomaiselle toiminnalle on tyypillistä, että se ei ole pysyvä rakenne vaan muuntaa muotoaan toimintaympäristön muuttuessa. Verkostot kasvavat luontevasti sellaiseen suuntaan, johon ne itse kokevat haluavansa kehittyä.

Usein verkoston tavoitteena on myös uudistaa toimintaa. Tarkoitus on katsoa kokonaisuutta eikä ajaa omaa tai taustayhteisön etua. Verkostomaiseen toimintatapaan ei näin ollen myöskään kuulu osaoptimointi eikä resursseista kilpaileminen. Koska valtionhallinnon verkostomaisen toiminnan kehittämisessä on lähdettävä aina jostakin liikkeelle, organisaation omien tavoitteiden tai strategian näkökulmasta on hyvä ensin hyödyntää niitä ihmisiä, jotka jo työskentelevät verkostoissa tai joilla on paljon yhteistyösuhteita.

Myös kulttuurin on tuettava verkostomaista yhteistyötä

Olisiko meistä toisiamme tarvitsevien virkamiesten yhteisöiksi, toisiaan täydentäviksi älykkyyksiksi? Yhä useamman mielestä kyllä. Kulttuurimme ja toimintaamme ohjaavat rakenteet eivät kuitenkaan vielä täysin ole tätä sisäistäneet. Yhteistyö- ja verkostoitumistaidot ovat olennainen osa työelämää, ja sen takia ne on otettava esille organisaatioiden kehityskeskusteluissa. Osaaminen organisaatioissa on monimuotoista, laaja-alaista ja pirstaloitunutta eri verkostoihin. ​Yhteistyötaidot tulevat tärkeäksi, kun osaajat sovittavat tietojaan yhteen. Jokaisen olisi syytä tunnistaa omat verkostonsa.

Ilmiö- ja elämäntapahtumalähtöinen palveluiden suunnittelu edellyttää, että asiakkaille tarjottavien palveluiden ympärillä olevassa ekosysteemissä osataan valita keskeiset tai tärkeimmät tapahtumat. Kaikkein pienimpien volyymien palveluista ei kannata aloittaa. Palvelukerros määrää sen, minkä organisaation sääntöjä ja minkä organisaation dataa projektissa tarvitaan. Valtionhallinnon tulosohjauksessa ja organisaatioiden tavoitteissa on otettava huomioon, että ihmisillä on oltava aikaa yhteistyöhön oman organisaation ulkopuolella olevien kollegojen kanssa.