Mikä estää yhteistyön?

Sitran Julkisen sektorin johtamisen avainalueen vuonna 2018 tukemien Siilonmurtaja-kokeilujen tuottaman kokemuksen perusteella valtionhallinnon organisaatioiden laajan ja tavoitteellisen yhteistyön keskeisiä esteitä olivat:

• Kiire ja aikapaine. Asioiden edistämisellä on niin kiire, että yhdessä ajattelun merkitystä on vaikea nähdä tai se on helppo ohittaa aikapaineeseen vedoten.
• Keskeneräisyyden sietäminen on vaikeaa, kun on totuttu suunnittelemaan. Kokousmoodista siirtyminen prosessinomaiseen työskentelyyn on iso askel.
• Luovan yhdessä työskentelyn menetelmiä ja asennoitumista täytyy opetella. Kulttuurin muutos pois asiantuntijavetoisuudesta ja valmiiden mallien etsimisestä ja toteuttamisesta on suuri.
• Sisäpiiri ja ulkopiiri: Useisiin asioihin on muodostunut niiden joukko, jotka tietävät, ja niiden, jotka eivät tiedä. Usein ne, jotka tietävät eivät auta muita tietämään, ja heistä tuntuu tuskastuttavalta avata itselle tuttuja asioita muille.
• Samalle kartalle tuleminen vaatii kärsivällisyyttä ja erilaisten työskentelytapojen kokeilemista. Tässä neutraali fasilitaattori on yleensä eduksi. Se antaa osallistujille vapauden keskittyä sisältöön ja pitää punaisen langan.
• Tärkeää on panostaa siihen, että ihmiset oppivat tuntemaan toisensa. Jos yhteistyö käynnistetään organisaatiolähtöisesti, asiat eivät etene, koska tällöin vahvistetaan enemmän urallisia rooleja ja edetään statuksen kautta eikä kohdata ihmisiä ja tehdä aitoa yhteistyötä.
• Osa siiloista piilee ajattelutavoissa. Yhteiskehittelyn matkan varren kysymykset: ”onko meillä mandaattia”, ”saammeko tehdä”, ”onko tämä jonkun toisen tontilla”, ”tarvitsenko tähän esimiehen luvan”, kertovat, että myös rohkaisua tarvitaan.

Edellä mainittujen yleisten haasteiden voittamiseksi on tärkeää:

• Varata aika, paikka ja tila kohtaamiselle sekä irrottautumiseen perinteisestä kokousmoodista tai työryhmätyöskentelystä.
• Yhteinen työsketely on tärkeä aloittaa jaetun vision ja/tai vaikuttavuustavoitteen luomisesta. Se luo pohjan yhteistyön edellytyksille ja vaatii tietoista ymmärryksen luomista.
• Kokonaiskuvan hahmottaminen vaatii keskeisten sisäisten ja ulkoisten liittymäpintojen tunnistamista, aikaa tiedon hankkimiselle ja yhdistämiselle sekä asioiden yhteiselle jäsentelylle.
• Ymmärtää, että yhdessä työskentely laajentaa osaamista ja synnyttää uutta kyvykkyyttä. Samalla se haastaa asiantuntijuuden käsitettä: perinteisestä substanssiosaamisesta tunnutaan olevan siirtymässä kohti laajempaa ja jaettua asiantuntijuutta. Yhteisten ja mutkikkaiden asioiden äärellä työskentely edellyttää muiden asiantuntijuusalueiden ymmärrystä ja uutta kyvykkyyttä syntyy asiantuntijuutta yhdistämällä.