Työpajaan varataan noin 2–3 tuntia.
Ohjelma on seuraavanlainen. Muokkaa kunkin osa-alueen viitteellistä aikaa käytettävissä olevan kokonaisaikanne puitteisiin sopivaksi.
- Työpajan käynnistäminen ja tarkoitus, n. 10 min
- Yhteenveto aiempien työpajojen tuloksista, n. 20 min
- Alustus kompleksisista systeemeistä ja yksinkertaisista periaatteista, n. 10 min
- Keskustelu yksinkertaisista periaatteista, n. 10 min
- Yhteiskeskustelu ja periaatteiden kiteytys, n. 10 min
Tauko - Uusien, jännitteiden käsittelyä helpottavien toimintatapojen ideointi, n 10 min
- Ideoiden nopea arviointi, n. 10 min
- Kokeilujen, ideoiden ja kriteerien yhteinen jakaminen ja päätökset etenemisestä, 12 min
- Koko prosessiin reflektio, n 12 min
Vaihe 1: Työpajan käynnistäminen ja tarkoitus
Voit halutessasi alustaa vaikka näin: ”Olemme nyt tutkineet ja jäsentäneet virastomme toimintaan liittyviä jännitteitä eri näkökulmista ja kiteyttäneet, miten jänniteparit ilmenevät juuri nyt ajankohtaisina kysymyksinä.
Käytämme tämän viimeisen työpajan sen miettimiseen, miten voisimme jatkossa käsitellä ja jäsentää jännitepareja arjen erilaisissa työtilanteissa. Organisaation resilienssi kehittyy, kun sen jäsenet edistyvät jännitteiden yhteisessä käsittelyssä arjen eri tilanteissa.
Tämä viimeinen työpaja sisältää kolme osaa:
- Alustuksen yhteisten periaatteiden luomiseksi jännitteiden kanssa työskentelylle.
- Yksinkertaisten periaatteiden ideoinnin jännitteiden käsittelyyn pareissa tai kolmikoissa.
- Kokeilujen ideoinnin siitä, miten arjen vuorovaikutustilanteissa, esimerkiksi eri palavereissa, voitaisiin huomioida tarve käsitellä pysyviä ajankohtaisia jännitteitä.”
Kerro vielä, että työpajan lopussa voidaan jo miettiä, kuka ja miten lähtisi edistämään näitä toimintatapoihin liittyviä muutosideoita.
Vaihe 2: Yhteenveto aiempien työpajojen tuloksista
Kertaa, mitä aiemmissa työpajoissa saatiin aikaiseksi. Keskustelkaa yhdessä, kuinka hyvin nyt tunnistatte aiemmissa työpajoissa esiinnousseet teemat.
Näytä oheista ensimmäisen työpajan koostetta, jota on tarkennettu toisen työpajan jälkeen, ja keskustelkaa siitä lyhyesti.
Kertaa vielä toisen työpajan työskentelyä. Työpajassa tutkittiin sitä, missä tilanteissa ja mistä näkökulmista jänniteparista puhutaan sekä sitä, missä tilanteissa ja mistä näkökulmasta jänniteparista pitäisi puhua.
Kokoa seuraavan kuvan avulla myös sitä osuutta, jossa tutkittiin, millaisena ajankohtaisena kysymyksenä jännitepari tällä hetkellä virastossanne ilmenee.
Vaihe 3: Alustus kompleksisista systeemeistä ja yksinkertaisista periaatteista
Alustuksen sisältö:
Pysyviä jännitteitä joudutaan aina ratkaisemaan uudelleen. Jännitepari pysyy (kuten esimerkiksi tarve toiminnan keskittämiseen ja samalla toiminnan hajauttamiseen tai yksin ja samalla yhdessä tekemiseen), mutta tilanteiden ja ajankohdan muuttuessa jännitepari näyttäytyy uudenlaisen kysymyksen kautta.
Näytä alustaessasi 1 min tallenne lintujen parveilusta. Löydät sellaisen esimerkiksi Youtubesta:
Pyydä osallistujia miettimään videota katsoessaan, kuinka johtaminen tapahtuu lintujen kesken? Keskustelkaa tästä hetki.
Kerro lopuksi, miten parvissa toiminta ohjautuu jokaisen toimijan paikallisen ja tilannekohtaisen päätöksenteon kautta. Jokainen lintu noudattaa toiminnassaan seuraavia yksinkertaisia periaatteita: Menen samaan suuntaan kuin lähimmät muut linnut. Sopeutan nopeuden lähimpiin muihin lintuihin. Vältän törmäystä esteisiin.
Noudattamalla näitä yksinkertaisia periaatteita syntyy hyvin monimuotoista organisoitumista.
Myös esimerkiksi liikenneympyrässä ohjaudutaan yksinkertaisten periaatteiden mukaan. Noudatamme käytännössä seuraavaa periaatetta: a) tunnistan ympyrässä jo olevien etuajo-oikeuden, b) siirryn ympyrään, kun tilaa on, ja c) poistun, kun on minulle oikea kohta.
- Nämä ovat esimerkkejä organisoitumisesta yksinkertaisten periaatteiden kautta.
Kerro, että seuraavaksi tutkitte, millaiset yksinkertaiset periaatteet auttaisivat teitä käsittelemään jännitteitä yhdessä.
Perustele vielä yksinkertaisten periaatteiden tarvetta jännitteiden käsittelyssä:
- Periaatteita tarvitaan, koska muuttuvassa ja ennakoimattomassa toimintaympäristössä tulee arjessa kaiken aikaa vastaan odottamattomia tilanteita. Koska tilanteet ovat odottamattomia, ei niihin ole valmista toiminto-ohjeistusta. Kaikkea ei myöskään voida ennakoida eikä viedä johdon ratkaistavaksi. Yksinkertaiset periaatteet auttavat näissä tilanteissa koordinoimaan sekä yksilöiden että ryhmien omia päätöksiä suhteessa muiden päätöksiin ja toimintaan. Ne raamittavat näin itse- ja yhdessäohjautumista. Samalla ne varmistavat yhteisessä suunnassa pysymisen ja tarjoavat puitteet ja valtuudet paikalliselle päätöksenteolle, toiminnalle ja oppimiselle.
- Yksinkertaisten periaatteiden olemassaolo lisää organisaation toiminnan ketteryyttä muutoksen keskellä. Niiden avulla luodaan muutosjoustavuutta, resilienssiä.
Vaihe 4: Keskustelu yksinkertaisista periaatteista
Pienryhmien tehtävänä on nyt pohtia, miten teidän tulee toistuvasti toimia, jotta etenette kohti pysyvien jännitteiden tunnistamista ja ymmärtämistä. Millaiset yksinkertaiset periaatteet auttavat teitä käsittelemään arjessa eteentulevia jännitteitä, tilannekohtaisesti?
Jokainen miettii ensin hetken yksin. Sitten parit tai kolmikot jakavat ehdotuksensa keskenään. Tämän jälkeen he muokkaavat niitä yhdessä ja valitsevat niistä kolme tärkeintä. Nämä kolme kirjataan oheiselle pohjalle.
Pyydä pienryhmiä pitämään taustalla ajatusta siitä, miten kukin periaate tukisi pysyvien jännitteiden käsittelyä juuri teidän virastossanne.
Vaihe 5: Yhteiskeskustelu ja periaatteiden kiteytys
Kokoontukaa jälleen yhteen. Pyydä kutakin paria tai kolmikkoa jakamaan työstämänsä yksinkertaiset periaateajatukset.
Käynnistä sitten yhteiskeskustelu kysymällä, millaiset periaatteet toistuivat eniten ja kirjaa niitä näkyviin fläppipaperille tai valkotaululle. Valitkaa yhdessä keskustellen kolmesta viiteen jännitteiden käsittelyssä hyödyllisimmältä tuntuvaa periaatetta ja muotoilkaa niitä vielä tarvittaessa. Miten ne olisivat helposti ymmärrettäviä ja toimisivat erilaisissa arjen tilanteissa?
Olisi taas tauon paikka.
Vaihe 6: Uusien toimintatapojen ideointi jännitteiden käsittelyyn
Anna tehtävä uusille pareille tai kolmikoille ryhtyä rohkeasti ja matalalla kynnyksellä ideoimaan, millaiset tavat keskustella ja toimia edistäisivät virastossanne keskustelua jännitteistä ja yksinkertaisista periaatteista. Millaisia uusia toimintatapoja voisitte arkeenne ja esimerkiksi kokouksiinne luoda, jotta käsittelisitte pysyviä jännitteitä edellä luotujen periaatteiden ohjaamina?
Listatkaa ajatuksia alla olevalle työpohjalle.
Vaihe 7: Ideoiden nopea arviointi
Pyydä kutakin paria tai kolmikkoa arvioimaan kaksi tai kolme mielestään parasta ideaa, joita voitaisiin lähteä kokeilemaan. Pyydä heitä kirjaamaan oheiseen työpohjaan vastauksia kolmeen kysymykseen, joilla arvioida ideoita.
Vaihe 8: Kokeilujen ideoiden ja kriteerien yhteinen jakaminen ja päätökset etenemisestä
Anna kullekin parille lyhyt aika kiteyttää parhaat ideat ja niiden arvioinnin ajatukset. Pyydä samalla heitä laittamaan työpohjansa esille.
Palatkaa sitten jälleen yhteen. Jakakaa työstämiänne kokeiluideoita, keskustelkaa niistä ja päättäkää, ketkä, missä ja miten lähtevät muuttamaan keskustelujen käytäntöjä, joiden avulla käsitellään jännitepareja.
Vaihe 9: Koko prosessin reflektio
Keskustelkaa vielä päätteeksi siitä, millaisia ajatuksia, tunteita ja käytännön tekoja tämä prosessi kokonaisuudessaan on teissä herättänyt. Mitä olette sen aikana oppineet?