Kun fasilitoija – tai mieluusti fasilitoijat – on valittu, nimetään prosessille tukiryhmä. Järjestetään valmistelutyöpaja, jossa tukiryhmä kiteyttää vastauksen kysymykseen: Miksi resilienssi, muutosjoustavuus, on tärkeää meille ja miksi jännitteiden rakentava käsittely organisaation toimintatavoissa voisi olla nyt tärkeää?
Fasilitoija auttaa ryhmää myös vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:
1. Mikä on työpajasarjan tarkoitus? Millainen ajankohtainen toimintaympäristön ja/tai oman toiminnan muuttumiseen liittyvä kysymys tai teema organisaatiossamme on tunnistettavissa?
Tunnistakaa ongelma tai teema, johon liittyy jännitteitä. Nimetkää tunnistettu asia alustavasti kysymysmuodossa. Kysymys luo kontekstin eli näkökulman jännitteiden havainnointiin. Valmistautukaa siihen, että kysymys kehittyy ja muotoutuu prosessin aikana.
2. Miten tarve resilienssille, muutosjoustavuudelle, näyttäytyy tällä hetkellä organisaation visiossa ja strategiassa?
3. Kuinka työpajat käytännössä toteutetaan? Keitä niihin osallistuu, missä ne pidetään ja kuka ja miten ne fasilitoi?
4. Millaisia jännitteitä organisaation toimintakulttuurissa ilmenee?
Osallistujat tekevät työpajojen käynnistymistä helpottavia alustavia havaintoja joistain jännitteistä tai jännitepareista. Koosteen on hyvä olla hyvin alustava eli se vain kutsuu työpajaan osallistuvia jakamaan omia havaintojaan.
5. Kuka kutsuu osallistujat prosessiin? Miten kutsussa ilmaistaan vastaukset kysymyksiin 1–3?
6. Miten viritetään osallistujat prosessiin? Katsokaa tallenne, joka auttaa osallistujia virittäytymään prosessiin.
Fasilitoijan tehtävänä on tukea ja rohkaista keskusteluja pysymään jännitteiden omakohtaisessa kokemuksellisessa havainnoinnissa eikä
- etenemään jännitteiden ratkaisuvaihtoehtojen etsimiseen tai
- pysyttäytymään ”virallisessa mikä on oikein” -puheessa.