Kehityskeskustelukäytäntöjä uudistettiin Turvallisuus- ja kemikaalivirasto Tukesissa vuosina 2020-2021 valmentavan esihenkilötyön periaatteiden mukaisesti. Aiemmin kerran vuodessa toteutettavat tavoite- ja kehityskeskustelut muutettiin jatkuviksi – kerran kuukaudessa käytäviksi – keskusteluiksi. Jatkuvat keskustelut on koettu etenkin etäaikana hyväksi käytännöksi, joka tukee sekä työntekijän että esihenkilön työtä.
Haaste
Tukesin toimintaan uusia elementtejä tuovat muun muassa EU-tason sääntelyn kasvaminen, teknologiset muutokset sekä Tukesin uudet tehtävät, kuten palvelujen tarjoaminen ulkomaisille, Suomessa tuotteitaan myyville toimijoille. Muuttuva ja monimutkaistuva toimintaympäristö edellyttää Tukesilta työkulttuurin kehittämistä uudistavaksi ja kokeilevaksi asiantuntijayhteisöksi. Asiantuntijoiden johtaminen tällaisessa ympäristössä on aiempaa vaativampaa, kun pelkästään suoritusten seuraaminen ei enää riitä, vaan tarvitaan valmentavaa otetta asiantuntijoiden työn tueksi.
Lähtötilanteessa Tukesin tavoite- ja kehityskeskustelu pidettiin kerran vuodessa ja sen lisäksi tavoite- ja kehityskeskustelun suorituksen arviointiosuus kerran vuodessa. Suoriutumisen arviointi korostui suhteellisen paljon, kun taas kehittymisestä keskustelu jäi vähemmälle huomiolle. Ryhmäpäälliköiden ja heidän ryhmäläistensä välille tarvittiin lisää vuorovaikutusta ja tilaisuuksia puhua ajankohtaisista asioista etenkin, koska koronapandemiasta johtuva etätyö oli vähentänyt luontevia kohtaamisia toimistolla.
Valtion Osaava-järjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2020, ja sitä haluttiin hyödyntää esihenkilötyön valmentavan otteen vahvistamisessa ja keskustelujen dokumentoinnissa. Ennen Osaavan käyttöönottoa kehityskeskusteluissa käytettiin viraston Word-pohjaisia lomakkeita.
Mitä teimme
Vaihdoimme vuosittaisen tavoite- ja kehityskeskustelun suorituksen arviointiosuus -keskustelun nimen onnistumiskeskusteluksi
”Tavoite- ja kehityskeskustelun suorituksen arviointiosuus” koettiin nimenä kankeaksi ja etäännyttäväksi, joten nimi päätettiin muuttaa onnistumiskeskusteluksi. Sanat vaikuttavat ajatteluumme, ja toivommekin, että uusi nimi lisäisi onnistumisten huomaamista ja niistä iloitsemista. Muutos oli helppo toteuttaa, koska muuten keskustelut pysyivät ennallaan.
Onnistumiskeskustelut käydään entiseen tapaan kerran vuodessa, vain niiden nimeä muutettiin. Esihenkilön ja työntekijän välisessä onnistumiskeskustelussa arvioidaan henkilön suoriutumista suoritusarviointilomakkeen avulla.
Luovuimme kehityskeskustelulomakkeista ja aloimme tehdä merkinnät keskusteluissa Osaava-järjestelmään, jonka otimme käyttöön v. 2020
Merkinnät tavoitteista ja jatkuvista keskusteluista alettiin tehdä Osaava-järjestelmään. Lomakkeita ei jatkuvissa keskusteluissa siis käytetä.
Sekä esihenkilö että alaiset tekevät merkintöjä Osaavaan, esimerkiksi
- lisäävät tavoitteiden alle tehtäviä ja merkitsevät niitä suoritetuiksi
- kirjaavat etukäteen muistiin aiheita, joita jatkuvissa keskusteluissa haluavat käsitellä
- keskustelun jälkeen voivat kirjata, mitä em. aiheista on puhuttu.
Missä olemme nyt
Etenkin etäaikana jatkuva yhteyden pitäminen omaan ryhmään on tärkeää. Jotkut esihenkilöt käyvät jatkuvia keskusteluja useamminkin kuin kerran kuukaudessa, esimerkiksi työntekijän oman toiveen mukaan joko viikoittain tai joka toinen viikko. Jatkuvista keskusteluista on ainakin seuraavanlaisia hyötyjä:
- Säännölliset keskustelut auttavat työntekijöitä kokemaan työnsä merkitykselliseksi ja mahdollisesti lisäävät työn tuloksellisuutta ja työhyvinvointia.
- On hyödyllistä, että tavoitteet ja niiden toteutuminen sekä tehtävät ja työtilanne tulevat läpikäytyä säännöllisesti.
- Onnistumiskeskustelujen pitäminen on esihenkilölle helpompaa, kun tavoitteista ja niiden toteutumisesta on keskusteltu säännöllisesti pitkin vuotta.
- Työntekijöille ei tule keskusteluista yhtä paljon paineita kuin ennen, kun koko vuoden asiat eivät kasaudu samaan keskusteluun.
Onnistumiskeskustelu-nimen käyttäminen on ollut Tukesissa kirjavaa, osa on käyttänyt nimeä, osa ei. Myös onnistumis- ja tavoitekeskustelu -nimeä on käytetty. Onnistumisiin ja niiden mahdollisiin esteisiin kiinnitettäisiin toki huomiota keskustelun nimestä riippumatta, mutta nimi saattaa edistää niiden huomioimista jonkin verran. Osa henkilöstöstä kokee, että nimellä ei ole mitään merkitystä ja osan mielestä onnistumiskeskustelunimi on hieman teennäinen. Myös rakentava palaute on tärkeää ja kuuluu keskusteluihin, onnistumiskeskustelu-nimi ei tarkoita rakentavan palautteen eikä arvioinnin pois jättämistä. Keskusteluissa siis puhutaan myös muusta kuin onnistumisista ja saadaan palautetta, mikä ohjaa kehittymistä.
Keskustelujen avuksi laadittua kysymyslistaa osa esihenkilöistä on käyttänyt vapaamuotoisesti poimien siitä keskusteluun ja tilanteeseen sopivia kysymyksiä. Useiden esihenkilöiden mukaan lista on ollut hyödyllinen ja keskustelussa avuksi. Osa esihenkilöistä puolestaan ei ole hyödyntänyt listaa käymissään keskusteluissa. Lista on ollut hyödyksi erityisesti uusille esihenkilöille.
On kätevää, että merkinnät jäävät talteen kaikki samaan paikkaan Osaava-järjestelmään eikä ole erillisiä lomakkeita tallennettavana ja säilytettävänä. Sekä esihenkilö että työntekijä pääsevät tekemään merkintöjä Osaavaan, jolloin keskustelunaiheita voi kirjata jo ennen keskustelua, niin ne eivät pääse unohtumaan.
Esihenkilöt ovat omassa kehityksessään eri vaiheissa. Joillekin valmentava ja asiantuntijoille vastuuta antava rooli on luontainen tapa johtaa. Toiset tarvitsevat enemmän harjoitusta, tukea ja koulutusta uuden roolin ottamisessa.
Opit ja oivallukset
Aina ei ole helppoa löytää aikaa keskustelujen käymiseen. Keskustelujen merkitseminen ajoissa kalenteriin (kalenterikutsun lähettäminen) auttaa. Asioita kannattaa kirjata muistiin (esim. Osaava-järjestelmään) jo ennen keskustelua, jotta muistaa ottaa ne esiin. Aiheet, joihin keskusteluissa keskitytään, vaihtelevat luonnollisesti tilanteen ja henkilöiden mukaan. Jos jatkuvat keskustelut tapaavat olla ajankohtaisiin aiheisiin keskittyviä työpalavereita, voisi olla hyvä käydä tiettyjä teemoja läpi esimerkiksi kvartaaleittain, esim. työhyvinvointia, jaksamista, tehtävien priorisointia ja osaamista.
Jatkuvista keskusteluista on tarpeen tiedottaa ja huolehtia, että keskusteluihin liittyvä kysymyslista on koko henkilöstön nähtävillä esimerkiksi intranetissä. Erityisesti uusille esihenkilöille listan olemassa olosta tiedottaminen on tärkeää. Esihenkilö voisi sopia työntekijöiden kanssa etukäteen kysymyslistan käyttämisestä, jolloin työntekijät voisivat valmistautua keskusteluihin kysymysten avulla. Myös onnistumiskeskusteluihin voisi olla hyvä laatia kysymyslista/keskustelun runko, jota halukkaat (esim. uudet esihenkilöt) voisivat käyttää. Osa esihenkilöistä kaipaa listaa, osa ei; eri ihmiset keskustelevat eri tavoin.
Käyttämämme menetelmät
Hyödynsimme onnistumiskeskustelujen kehittämisessä muun muassa Kysymisen ja kuuntelemisen taito -liitteeseen koottuja periaatteita.
Tutustu myös työkalupakin Kysymisen ja kuuntelemisen taitoon Valoa-sivuston työkalupakissa.
