Harva organisaatio kieltää työntekijöitään jakamasta somessa organisaatioon liittyvää tietoa, mutta miksi työntekijöiden someviestinnän tukemiseen kannattaa laittaa paukkuja? Ja mitkä ovat siihen toimivia keinoja?
Kuten pari edellistä vuotta ja erityisesti nyt viimeiset kuukaudet ovat osoittaneet, tarve avoimelle ja luotettavalle tiedolle korostuu kriisi- ja erityistilanteissa. Organisaatioilta odotetaan aktiivista ja faktatietoon pohjautuvaa viestintää. Hajautuneessa mediaympäristössä ei enää voida laskea sen varaan, että oikea tieto tavoittaisi kansalaiset ilman organisaation omaa aktiivisuutta monipuolisesti eri kanavilla.
Tavoittavuutta ja huomiota ei tuo vielä se, että julkaistaan jotakin. Huomiosta kilpaillaan niin väärän ja luulopohjaisen tiedon kuin myös algoritmien rinnalla. Algoritmit määrittelevät käyttäjälle näytettäviä sisältöjä sen perusteella, mihin hän on aiemmin osoittanut mielenkiintoa eli mitä hän on esimerkiksi lukenut tai vaikkapa katsellut. Riskinä on jäädä liian yksipuolisen tiedon varaan ja kuplautua samanmielisten ihmisten kanssa unohtaen aiheen laajemman tarkastelun. Laajakaan seuraajajoukko organisaation omalla somekanavalla ei siis tarkoita sitä, että seuraajien huomio välttämättä kiinnittyisi kanavalla julkaistuihin sisältöihin.
Kun tunteisiin ja tarinoihin pohjautuva, suoraan omille yleisöille suunnattu viestintä lisääntyy, korostuu myös työntekijöiden rooli viestinvälittäjinä. Työntekijöiden someviestintä parantaa organisaation sisältöjen näkyvyyttä ja uskottavuutta. Näen tässä mahdollisuuden myös erilaisten somekuplien puhkaisemiseen sekä virheellisen tai luulopohjaisen tiedon korjaamiseen. Työntekijöiden viestiessä omien verkostojensa kautta, tavoitetaan ihmisiä organisaation verkostojen ulkopuolelta. Ennakkoon rakennettu laaja tukiverkosto voi osoittautua erityisesti kriisitilanteissa kultaakin arvokkaammaksi. Lisäksi työntekijän kertomana yksitoikkoinenkin sisältö voi saada yleisön huomion, kun siinä on aitoa tunnetta ja mahdollisesti myös viestijän omia kokemuksia mukana. Työntekijät vaikuttavatkin seuraajiinsa nimenomaan sanoittamalla viestinsä ”oikein”.
Luottamuksen rakentamisessa korostuu aina työntekijän oma, aito osallisuus. Jos työntekijä haluaa viestiä työnantajansa asioista, sen tulee aina olla työntekijän itsensä omaehtoista viestintää, ei organisaation sanelemaa tai painostamaa. Kun me kerromme työnantajastamme somessa, kerromme samalla, että me työntekijöinä luotamme tähän organisaatioon ja sen toimintatapoihin. Siksi on olennaista, että organisaatiot osallistavat työntekijöitään eri prosesseihin avoimesti sekä kannustavat ja tukevat heitä kertomaan oman vastuualueensa asioista julkisesti. Julkisuusperiaatteet huomioiden tietysti.
Työntekijöitä kannustetaan sisäisen viestinnän avulla
Organisaatiolle on siis enemmän kuin hyödyllistä tukea näitä viestinvälittäjiä. Mutta miten tämä temppu sitten tehdään? Tarkastelen asiaa opinnäytetyössäni ”Työntekijöiden sitouttaminen someviestintään”. Tutkin työssäni työntekijöiden sitouttamista sisäisen viestinnän näkökulmasta. Esimerkkinä ja tutkittavana kohteena toimi oma työpaikkani Suomen Pankki, jossa Twitter on asiantuntijakanavana vahva. Opinnäytetyön tutkimusosiossa selvitin mm. miksi ja millaisista asioista suomenpankkilaiset viestivät somessa ja miten me viestintäyksikössä voisimme tukea heidän someviestintäänsä.
Organisaation sisäisellä viestinnällä voidaan selvästi vaikuttaa myönteisesti työntekijöiden someviestintään. Jotta saadaan myönteisiä tuloksia, sisäisen viestinnän on oltava kannustavaa ja siitä on saatava jotain konkreettista kättä pidempää somesisältöjä varten. Konkreettinen apu voi olla vaikkapa ennakkotiedot organisaation tulevista ulostuloista ja siihen liittyvä, someen sopiva kuva, jota työntekijä voi itse käyttää. Myös somekoulutuksia arvostetaan ja ne tuovat tuloksia hyvien sisältöjen muodossa. Työntekijöiden someviestintään kannustamista ei kannata pelätä ylilyöntien tai liiallisen avoimuuden varjossa. Päinvastoin. Jos keskustelua somessa käydään joka tapauksessa, miksi emme organisaationa antaisi siihen eväitä?
Toimivalla ja vuorovaikutteisella sisäisellä viestinnällä on vaikutusta molempiin suuntiin. Kun työntekijä kokee olevansa arvostettu työyhteisön jäsen, se sitouttaa työntekoon ja vahvistaa sekä työmotivaatiota että me-henkeä. Tällöin työntekijä haluaa kertoa myönteisesti työstään myös muille. Organisaatio puolestaan pääsee rakentamaan luotettavaa verkostoa ja laajempaa näkyvyyttä.
Näin sitoutat ja motivoit työntekijöitä someviestintään
- Tee selkeät ja helposti löydettävät ohjeet somessa toimimiseen. Vältä ympäripyöreitä ja liian tulkinnanvaraisia ohjeita.
- Pidä ohjeet ajantasaisina ja viesti tarvittaessa muutoksista.
- Kerro, että tukea on saatavilla ja varmista, että tukea antavien henkilöiden yhteystiedot ovat helposti löydettävissä.
- Kannusta somessa toimimiseen, mutta kunnioita kunkin omaa tapaa viestiä esim. aktiivisuuden suhteen.
- Järjestä säännöllisesti erilaisia koulutuksia kohderyhmästä ja tarpeesta riippuen.
- Pidä työntekijöihin yhteyttä säännöllisesti ja ennakoivasti tuottaen jotain lisäarvoa omalle työyhteisöllesi sopivalla tavalla ja syklillä.
- Varaudu vahinkoihin ja virheisiin, niitä tekee meistä jokainen. Ylilyöntejä harvempi.
- Varaudu kriiseihin jo etukäteen esimerkiksi valmiiksi suunnitelluilla ohjeilla.
- Osoita tukea konkreettisesti, esimerkiksi reagoimalla julkaisuun tai tuomalla somessa olevien onnistumisia näkyväksi.
- Kaikkien ei tarvitse olla somessa. Vaikka mahdollisuutta markkinoitaisiinkin aktiivisesti, keskity enemmän niihin, jotka jo haluavat olla mukana. Tässä asiassa laatu korvaa määrän.
