KELAn Eteläisessä vakuutuspiirissä kaivattiin työkykyasiakkaiden kanssa uutta otetta kerralla kuntoon -periaatteella. Ratkaisuksi nousi Moniammatillinen Tiimi eli Moti. Kokeilu kannatti ja tulokset kertovat puolestaan. Tervetuloa tutustumaan.
Kokeilun kohderyhmäksi asettuivat 16–30 -vuotiaat Kelan asiakkaat, joilla on sairauden vuoksi tarve saada tukea työkykyyn liittyvissä etuuksissa, joita ovat mm. sairauspäiväraha, kuntoutus ja työkyvyttömyyseläke.
– Asiakkaalla voi olla vireillä useita etuushakemuksia, joten niiden käsittelyyn kaivattiin aiempaa yhtenäisempää otetta. Jotta asiakas tietäisi koko ajan, missä mennään, halusimme tarjota hänelle mahdollisimman laajaa, entistä ennakoivampaa kokonaishallintaa sekä osallistavampaa toimintatapaa, etuuskäsittelyn päällikkö Katriina Santanen kertoo.
Kokeilun tavoitteena oli lisätä myös henkilöstön itseohjautuvuutta ja osaamista, kehittää työhyvinvointia sekä kerätä tietoa uudenlaisesta työ- ja organisaatiokulttuurista Kelan arvoja ja visiota tukien.
Tiimi toimii ja ohjaa itse itseään
Kelassa lähdettiin kokeilemaan kerralla kuntoon -periaatetta fyysisesti samassa tilassa toimivan moniammatillisen tiimin voimin. Tiimiin rekrytoitiin talon sisältä tiimipäällikkö, kaksi kuntoutusasiantuntijaa, kolme sairauspäivärahan asiantuntijaa, neljä työkyvyttömyyseläkkeiden asiantuntijaa sekä viisi Kelan asiantuntijalääkäriä.
– Työtä tehdään pääsääntöisesti oman Kela-etuuden sähköisestä työjonosta. Tiimi suunnittelee työjärjestelynsä itse ja vastaa työn tavoitteellisuudesta, Santanen korostaa.
Työn tekemisen pääajatuksena on itseohjautuvuus.
Itseohjautuvuuden lisäksi keskeisiä teemoja ovat erinomainen asiakaskokemus, avoin ilmapiiri ja kommunikointi, luottamus, sitoutuminen, palautteen antaminen ja saaminen sekä toiminnan ketteröittäminen arjessa.
Kokeilun luonteeseen ja itseohjautuvuuteen sopivasti moniammatillisen tiimin pelisääntöjä ei tarkkaan määritelty, koska toimintaa halutaan kehittää koko ajan. Muutoksia tehdään tarpeen mukaan ja tiimiläiset perehdyttävät toisiaan arjessa tapausten käsittelyn yhteydessä. Välillä on tarvittu nopeaakin reagoimista toimintatapojen hiomiseksi.
Ideaseinä on aktiivisessa käytössä arjen kehittämisessä.
Persoonallisuustyypit esiin
Tiimin toiminta startattiin persoonallisuustyyppien testauksella, mikä vaati Santasen mukaan kaikilta melkoista heittäytymistä, myös esimiehiltä. Persoonallisuustyyppien selkeyttäminen avasi tiimin sisäistä ymmärrystä ja loi pohjaa yhteistyölle.
DISC-testi on työkalu, jota käytetään itsetuntemuksen ja viestinnän kehittämiseen.
Mallin mukaan persoonallisuuksia voidaan kuvata myös värein. D on punainen vauhdittaja, jonka viestinnässä korostuvat toiminta, tavoitteet, tulokset, tehokkuus ja tuottavuus. Keltainen I on ilmaisija, joka innostuu ideoista, innovaatioista, muutoksesta, uusista tekemisen tavoista, luovuudesta ja suurista suunnitelmista. Vihreä S on rakentaja, joka korostaa ihmisten tarpeita, motivaatiota, tiimityötä, fiilistä, arvoja, tunteita ja ihmissuhteita. Sininen C keskittyy prosessiin, asioihin, numeroihin, menettelytapoihin, systeemiin, organisaatioon, suunnitteluun ja valvontaan.
– Persoonallisuustyyppien testaus ja analysointi loi luottamuksen pohjan ja lisäsi ymmärrystä sekä omasta että kollegoiden käyttäytymisestä. Ymmärrys mahdollistaa paremmin yksilöiden vahvuuksien hyödyntämisen koko tiimin toiminnan hyväksi, Santanen sanoo.
Mentorointia asiakkaan eduksi. Kuvassa Sonja Hopeakumpu (vas.) ja Hanne-Mari Balk.
Mitä tästä kaikesta opittiin?
Marraskuussa 2018 käynnistynyt kokeilu jatkuu toukokuun 2019 loppuun asti. Jatkoa on Santasen mukaan kuitenkin jo haettu. Tämän vuoden painopisteitä ovat mm. digitalisaation mahdollisuuksien hyödyntäminen, palvelukulttuurin edelleen kehittäminen sekä verkostoituminen ja osaamisen kehittäminen. Kaiken tekemisen tavoitteena on ihmistä arvostava asiakaskokemus.
– Asiakkaamme ovat erittäin tyytyväisiä uuteen toimintatapaamme. Uudenlaiset yhteistyötavat ovat kasvattaneet myös henkilöstön osaamista ja työhyvinvointia, Santanen korostaa.
Olemme jo nyt oppineet valtavan paljon.
Kokeilun piirissä olevat asiakkaat saavat kokeilun ansiosta aiempaa nopeampaa ja kokonaisvaltaisempaa palvelua. Jos aiemmin esimerkiksi työkyvyttömyyseläkkeen päätöksentekoon meni keskimäärin 77 työpäivää, tänään asiakas saa kokonaispaketin päätöksineen noin viikossa.
– Jokainen pysyvältä työkyvyttömyyseläkkeeltä takaisin opintoihin tai työelämään saatettu henkilö on meille suuri onnistuminen, Santanen sanoo.
Hyvä fiilis vie pitkälle
Henkilöstö on hyvillä fiiliksillä. Töihin on kiva tulla ja työ imaisee mukaansa. Yhteistyö porukan kanssa toimii ja me-henki on hitsautunut. Yhteisessä työtilassa toimimiseen on löydetty yhteinen sävel, verkostoituminen on kehittynyt ja yhteinen ymmärrys on laajentunut.
– Työhyvinvointi on henkilöstöbarometrilla mitattuna huikealla tasolla. Sanallista kokemuspalautetta kerätään säännöllisesti myös henkilökohtaisissa keskusteluissa, joiden perusteella palaute on yksinomaan erinomaista. Tiimiläiset arvostavat vaikuttamismahdollisuuksien lisääntymistä, palkitsevaa yhteistyötä sekä aitoa asiakaslähtöisyyttä, Santanen summaa.
– Voimme suositella uutta toimintatapaa myös muille valtion organisaatiolle. Kannattaa olla rohkea, heittäytyä ja osallistaa, kuunnella arvostavasti, verkostoitua ja levittää ilosanomaa.
Teksti: Sari Okko ׀ Kuvat: KELA