KEHA-keskus on synnyttänyt toimivan ja tuottavan monipaikkaisen verkosto-organisaation, jossa töitä tehdään paikasta riippumatta. Miten homma hoidettiin ja mitä siitä on seurannut? Nyt laitetaan hyvät käytännöt kiertoon.
KEHA-keskus eli ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus syntyi vuonna 2015, jotta virastot voisivat keskittyä asiakkaidensa palvelemiseen aiempaa paremmin. KEHAn perustamisen tavoitteena oli taklata monta haastetta, jotka vaikeuttivat työtä arjessa.
KEHA kohtasi syntyessään mm. 15 erillistä hallintoa, Suomen pitkät välimatkat, monipaikkaisuuden haasteet, moninkertaisen viestinnän, monta talousyksikköä, hajanaisia periaatteita osaamisen kehittämisessä, vaihtelevia käytäntöjä maksatusten käsittelyssä, vertailukelpoisen tiedon puutetta sekä monikertaisen viestinnän hajottamaa tietoa.
– Teimme töitä monissa lokeroissa, mikä johti päällekkäisyyksiin ja epäyhtenäisyyksiin. Hyviä käytäntöjä ja osaamista jäi jakamatta, johtaja Mikko Salmenoja kertoo.
Oli muutoksen aika. KEHA räjäytti lokerot ja lähti rakentamaan yhteisöä. Samalla liian iso Suomi kutistettiin sopivaksi viestintäteknologian avulla.
”Kun työn tulos on hyvä, mitä väliä on paikalla?”
– Suomen koko tuli ongelmaksi, kun palavereja ja valmennuksia pidettiin eri puolilla Suomea. Rahaa ja työaikaa paloi matkoihin. Myös asiakirjojen allekirjoittaminen vaati moninaisia järjestelyjä, Salmenoja kuvailee.
KEHAan keskitettiin hajallaan ollut hallinto, kehittäminen ja maksatukset. Työt tehdään 550 asiantuntijan voimin edelleen ELY-keskuksissa ja TE-toimistoissa ympäri Suomea tai etänä Kantvikista Sallaan, mutta työntekijät ovat nyt KEHAlaisia. Kaikessa työssä hyödynnetään useita virtuaalisia työvälineitä.
Yksi tärkeistä oivalluksista oli se, että töitä voi tehdä aidosti paikasta riippumatta. Tämä on vaatinut ihan uutta ajattelutapaa. KEHAssa katsotaan tuloksia, ei työn tekemisen tapaa.
– Pyrimme näkemään toisemme hyvinä ja luottamuksen arvoisina. Kun työn tulos on hyvä, mitä väliä on paikalla? Pomon ei tarvitse mennä johtamaan sinne, missä työtä tehdään, Salmenoja korostaa.
”Elämään sopiva työ kantaa makeampia hedelmiä”
KEHAlaiset tekevät nyt töitä virkapaikalla, kotona, matkoilla tai vaikkapa mökillä. Kutistetussa Suomessa virtuaalisilla työvälineillä pääsee palavereihin ja valmennuksiin ilman yhtäkään matkapäivää ja asiakirjat allekirjoitetaan näppärästi sähköisessä ajanhallintajärjestelmässä.
Homma toimii avoimella viestinnällä sekä yhteisesti sovituilla pelisäännöillä, kokouskäytännöillä ja viestintäkanavilla. Johtaminen onnistuu hajautetussa työyhteisössä, kun sen eteen nähdään vaivaa. Pomon ei tarvitse mennä mökille johtamaan.
– KEHAlaiset arvostavat joustavia työskentelymahdollisuuksia sekä sitä, että työelämän ja perhe-elämän saa sovitettua paremmin yhteen. Kun omaan työhön voi vaikuttaa, sitä on myös mukava kehittää koko ajan, Salmenoja kertoo.
KEHAssa on kasvanut kehitystyön kautta uutta me-henkeä.
”Hooärrää yhdellä iskulla ja pintaa syvemmältä”
KEHA-yhteisöön syntyi Taimi, joka korvasi virastojen aiemmat omat intranetit. Taimi on kuin intra, mutta paljon enemmän – se on koko kylän tietotoimisto. Taimin avulla työmateriaalit ovat saatavilla pilvessä 24/7 laitteella kuin laitteella. Työkaverinkin tavoittaa näppärästi digitaalisen työympäristön avulla, missä ikinä toinen sitten onkaan. Taimissa on kaikki tarvittava saman pöydän ääressä.
KEHA toi myös henkilöstöhallinnon yhteen yksikköön, joka palvelee kaikkia asiakasvirastoja yhteneväisesti ohjeineen, suunnitelmineen ja tukitoimintoineen. Keskittäminen on säästänyt henkilöstötyövuosissa ja vähentänyt henkilösidonnaisuutta. Ammattitaito on syventynyt ja työtyytyväisyys lisääntynyt koko ajan vaikeistakin tilanteista huolimatta.
Uudesta työtavasta on paljon iloa. – Verkostossa voimme jakaa työtä eikä mikään ole enää yhden viraston harteilla. Kaikki haluavat jakaa hyviä ideoitaan nyt muille ja kehittää työtapojaan, Salmenoja sanoo.
Tehdään fiksummin & tuotetaan parempaa palvelua
Hyviä käytäntöjä on vaikka muille jakaa. Sähköisesti tuettu, yhtenäinen toiminta tuottaa tänä päivänä aiempaa tasalaatuisempaa palvelua. Taloustiedot ovat nyt vertailukelpoisia, joten niitä voi hyödyntää johtamisessa. Keskitetty talous tehostaa toimintaa selvästi. Hakemukset käsitellään ja maksatukset hoidetaan aiempaa ripeämmin ja yhdenmukaisesti.
Myös luvut kertovat puolestaan. – Olemme säästäneet noin 25 miljoonaa euroa ja tuottavuus on kasvanut 25–30 prosenttia, vaikka henkilökunnan määrä on vähentynyt. Samoin asiakastyytyväisyys on kehittynyt huomattavasti, Salmenoja summaa.
Samalla kun toiminta tiivistyy, hyvä leviää. KEHAssa tehdään nyt töitä aiempaa fiksummin, tuotetaan parempaa palvelua paikasta riippumatta ja jalostetaan tiedonmuruista kultajyviä.
Mikä KEHA-keskus?
- KEHA-keskus yhdenmukaistaa ELY-keskusten ja TE-toimistojen toimintaa, jotta kansalaiset saisivat yhdenmukaista palvelua eri puolilla Suomea.
- KEHA kehittää virastojen henkilöstön osaamista, johtamista ja esimiestyötä, työhyvinvointia, asianhallintaa, strategiatyötä, ennakointia, toiminnan laatua ja digitaalista palveluliiketoimintaa.
- KEHA tuottaa ministeriöille ja keskusvirastolle talous- ja henkilöstöhallinnon tietoja, joita ne tarvitsevat ohjaustehtävässään.
- KEHA neuvottelee virkamiesten työehdoista ja hoitaa avustusten maksamista, käytön valvontaa ja takaisinperintää.
Teksti: Sari Okko | Kuvat: KEHA-keskus