Sisäministeriössä on kehitetty laadukasta, oikea-aikaista ja entistä ennakoivampaa tiedolla johtamista. Vuoden kokemukset kertovat, että tiedon laatu on parantunut ja manuaalinen työ vähentynyt. Työaikaa säästyy ja työn mielekkyys kasvaa. Hyvät käytännöt halutaan laittaa nyt kiertoon.
Sisäministeriöllä ei aiemmin ollut käytössä sellaista tietovarastoa tai raportointi- ja analyysityökalua, jolla olisi pystytty kohtuullisella työmäärällä tuottamaan johdon tarvitsemaa tietoa nopeasti ja reaaliajassa. Talossa kaivattiin työkalua, joka yhdistäisi toiminnan, talouden ja henkilöstön tunnusluvut. Koska valtiolla käynnissä olevista kehittämishankkeista ei löytynyt sopivaa, oli aika käynnistää oma projekti.
– Tiedolla johtamisen merkitys valtionhallinnon päätöksenteossa on kasvanut viime vuosina toimintatapojen sekä toimintaympäristön tuomien muutosten myötä. Tarvitsimme ministeriöstä ja hallinnonalasta aiempaa täsmällisempää ja kootumpaa tietoaineistoa, henkilöstöasiantuntija Sanna Sahramo, asiantuntija Joonas Toivainen ja assistentti Emmi Alamommo kertovat.
Johdon raportointijärjestelmä kehittää tiedon laatua
Toiminnan tehostamiseksi ministeriössä haluttiin vähentää manuaalista raportointia ja vastaavasti kasvattaa analytiikan ja ennakoinnin roolia osana päätöksentekoa ja johtamista. Toiveissa oli käyttäjäystävällinen järjestelmä, joka tuottaisi tietoa toiminnasta ja resurssien käytön jakautumisesta helposti, systemaattisesti, nopeasti ja visuaalisesti.
Kun projektisuunnitelma oli tehty ja projektiryhmä koottu, työ kilpailutettiin ja järjestelmää ryhdyttiin rakentamaan. Syksyllä 2017 käyttöön otettiin itsepalveluvisualisointisovellus Qlik Sense.
Sovellus on vastannut odotuksiin ja tavoitteisiin.
Sovellus edistää tiedon oikeellisuutta ja sen analysointia sekä tietoon perustuvaa päätöksentekoa. Automatisaation ansiosta tiedon manuaalinen käsittely on vähentynyt.
Visualisointimahdollisuudet lisäävät analytiikan ja ennakoinnin osuutta päätöksenteossa ja johtamisessa, mikä on parantanut tyytyväisyyttä tiedon saavuttavuuteen, ajantasaisuuteen ja käytettävyyteen. Sekä ammattikäyttäjät että esimiehet ovat tyytyväisiä.
Kaikki hyvät käytännöt kiertoon
Uusi järjestelmä on otettu ministeriössä avoimin mielin vastaan. Käytännön tasolla uusien toimintatapojen omaksuminen on synnyttänyt tosin myös uusia haasteita. Sovelluksen omaksumista on pyritty edistämään avoimella tiedon jakamisella ja aktiivisella kehitystyöllä sekä osallistamalla loppukäyttäjiä niin sisällön kuin ulkoasun suunnitteluun.
– Olemme kehittäneet uutta toimintakulttuuria, jolla mahdollistetaan laadukas tiedolla johtaminen myös nopeissa muutostilanteissa. Ennakointia lisäämällä ja toimintakulttuuria kehittämällä edistämme työhyvinvointia koko ministeriön tasolla, Sahramo, Toivainen ja Alamommo sanovat.
Uusi toimintatapa on herättänyt kiinnostusta laaja-alaisesti eri sidosryhmissä ja hallinnonalalla, mikä on johtanut yhteistyön lisääntymiseen ja hyväksi todettujen käytäntöjen jakamiseen. Ministeriössä ollaan myös aktiivisia muita järjestelmänkäyttäjiä kohtaan ja valmiita poimimaan hyväksi havaittuja malleja sekä toimintatapoja omaan käyttöön. Hyvät käytännöt on laitettu kiertoon moneen suuntaan.
Kehitystyötä riittää edelleen
Sisäministeriön uusi toimintatapa on kehittänyt työn mielekkyyden kokemusta niin raportoinnin ammattikäyttäjien kuin esimiesten näkökulmasta. Automatisaation ansiosta analysointiin on nyt käytettävissä enemmän resursseja. Tieto on sekä helposti saavutettavissa että ymmärrettävässä muodossa, joten tiedon etsiminen ja kokoaminen tapahtuu entistä sujuvammin. Tämä kaikki säästää työaikaa.
Muille ministeriön työntekijöille uudella toimintatavalla on välillinen vaikutus ennakoinnin lisääntymisen myötä. Kun esimerkiksi sairauspoissaolot ja työaikatiedot ovat helpommin saatavilla ja todennettavissa, myös varhainen puuttuminen toteutuu todennäköisemmin.
Järjestelmä on jo tuottanut lisäarvoa, mutta kehitystyötä riittää edelleen.
– Vielä löytyy hyödyntämätöntä tietoa sekä teknisiä mahdollisuuksia, joita voitaisiin käyttää niin järjestelmän kuin toiminnan kehittämiseen, Toivainen toteaa.
Tavoitteena on jatkokehittää raportoinnin ja johtamisjärjestelmän osa-alueita suunnitelmallisesti vastaamaan toimintakulttuurin tuomia muutoksia ja haasteita. Tavoitteena on myös kehittää edelleen kokonaisvaltaista tiedolla johtamista, vakiinnuttaa uusi toimintatapa osaksi ministeriön työtä sekä selvittää järjestelmästä saatavia hyötyjä hallinnonalan ohjauksessa.
– Toimintatavan monistaminen tai ainakin sen soveltaminen on erittäin suositeltavaa, Sahramo summaa.
Teksti: Sari Okko | Kuvat: Sisäministeriö