Maanmittauslaitoksen MML Valmentajat -palvelu on kehitelty vuosien 2017-2019 aikana toteutetun MML:n OSAAJA-projektin pohjalta. Tuloksena syntyi verkosto, joka tarjoaa fasilitoinnin, sparrauksen sekä koutsauksen saralla palveluita erityisesti esimiehille ja johtajille, mutta myös muille vetäjille ja henkilöstölle.
Valmentajista tukea johdon henkilöstölle
Fasilitointi- ja koutsausvalmennusta on toteutettu monimuotovalmennuksena kehittämiskeskus HAUSin toimesta vuosina 2018 ja 2019 kahteen otteeseen. Yhdestä neljän kuukauden mittaisesta valmennuksesta valmistui 23 uunituoretta MML Valmentajaa, joilla on nyt valmius toimia ”muutosagentteina” omissa työyhteisöissään, edistäen hyvän ja valmentavan henkilöstöpolitiikan toteutumista johdon sekä henkilöstöhallinnon tukena. MML Valmentajaverkostosta on pyritty luomaan kestävä käytäntö. Tähän on panostettu luomalla jo valmennuksen aikana omat palvelusivuverkostot fasilitoinnille ja koutsaukselle, sekä järjestämällä yhteistapaamisia toimijoiden kesken.
”Olemme jo tässä vaiheessa oppineet, että poikkiorganisatorinen yhteiskehittäminen, vertaistuki ja tuotteistettu palvelu lisäävät koko organisaation oppimis- ja muutoskyvykkyyttä sekä lisäävät ajankäytön tehokkuutta. Tavoitteita edistävä vuorovaikutus lisää myös hyvinvointia”, Maanmittauslaitoksen johtava asiantuntija Eeva Sankari kuvailee.
Hankkeen aikana ovat vahvistuneet käsitykset siitä, että onnistunut työyhteisön kehittäminen vaatii ennen kaikkea sujuvaa, dialogista viestintää. Tavoitteena on istuttaa MML Valmentajat johtoportaan kanssa saman pöydän ääreen, jolloin myös johto sitoutuu itse uusien palveluiden käyttämiseen.
Työn mielekkyydestä jaksamista
Sankarin mukaan MML Valmentajien työn sekä saadun palautteen avulla on päästy sisälle myös työkulttuurisiin asioihin. Vaikuttaminen on ollut monisuuntaista, jolloin he ovat voineet omalla työllään suunnitella ja rakentaa yhtenäisempää työkulttuuria. Tavoitteena on, että työyhteisö tukee jatkuvaa keskustelua, hyvinvointia ja uuden oppimista. Näihin tavoitteisiin pyritään pääsemään kehittämällä esimerkiksi ryhmätyötiloja sekä käytännön järjestelyjä. ”Kaikki vanha ei ole huonoa, vaikka sähköisestä paperittomasta toimistosta puhutaankin. Olemme ottaneet käyttöön seinille itsekiinnittyvät fläpit niissä tilanteissa, kun fläppitaulua ei ole tai seinille ei saa teippailla mitään”, Sankari jatkaa.
Tällä hetkellä projektin osalta on työn alla myös aktiivinen pienryhmä, joka kehittää virtuaalifasilitoinnin työkaluja. MML Valmentajat – palvelua pyritään tuotteistamaan sellaiseen muotoon, että valmentavaa työkulttuuria on mahdollista levittää myös laajemmin.
Fasilitointi ja koutsaus ovat suurelle osalle henkilöstöä entuudestaan vieraita ja mahdollisesti aivan uusi kokemus. Sankarin mukaan kokemukset ovat olleet pääosin myönteisiä, mutta toimijoiden erilaisesta kypsyystasosta johtuen välillä joudutaan menemään myös epämukavuusalueelle. ”Tärkeintä on, että uudella tavalla tekemisessä ja muutoksessa tarjotaan myös tukea. Kukaan ei saa kokea jäävänsä yksin. MML Valmentajat ovatkin keskustelukumppani myös esimiehelle, kun pohditaan nykyisyyteen ja tulevaan liittyviä haasteita ja valintoja”, hän painottaa. Kokeilun ja uusien toimintamallien tarkoituksena on kehittää toimijoiden taitoja sekä yhdessä oppia pois vanhoista malleista.
”Vaikuttavuus tulee koko johtamis- ja kehittämisketjun hyödyntämisestä.”
Kehittymistä ja jaksamista edesauttaa osallistujilta saatu palaute, jonka kantavana viestinä on ollut työn ilon kokemus. Valmennustoiminnalla on aikaansaatu parempaa työhyvinvointia ja myös muutokset rullaavat eri yksiköissä sujuvammin eteenpäin. ”Yksiköiden sisäisellä, horisontaalisella ja monisuuntaisella viestinnällä pystytään ottamaan käyttöön hyväksi havaittuja käytänteitä myös muissa yksiköissä. Yksiköiden välinen viestintä ja ”positiivinen pöhinä” yhdenmukaistaa sekä parantaa hyvää johtamista”, Sankari kertoo. MML Valmentajien palveluiden ei ole tarkoitus olla ainoastaan niin sanotusti ”top down” vaan samalla ”bottom up”.
Asioiden yhteisellä läpikäymisellä tähdätään siihen, että jokainen kokee työn mielekkäänä ja merkityksellisenä. Jokaisen äänelle annetaan työympäristössä tilaa ja arvostusta. ”Vaikuttavuus tulee koko johtamis- ja kehittämisketjun hyödyntämisestä. Horisontaalisen viestinnän avulla sekä jakamalla parhaita käytänteitä eri yksiköiden välillä pystytään vaikuttamaan organisaation kaikilla tasoilla”, Sankari täsmentää.
Verkostomainen toimintamalli avainasemassa
Koko maailmaa puhuttavan Covid-19 -pandemian johdosta myös monet Suomalaiset organisaatiot ovat joutuneet miettimään totuttuja toimintatapoja uudelleen ja kehittämään korvaavia ratkaisuja. Keskiviikkona 18.3.2020 Suomessa astui voimaan poikkeuslaki, joka asettaa myös monen työntekijän ja esimiehen entuudestaan täysin uuteen asemaan. Ihmisten siirtyessä etätöihin, sosiaalisen toiminnan vähentyessä minimiin ja tulevan taloustilanteen varjostaessa arkea, myös työkulttuuri joutuu keskelle murrosta. MML Valmentajat -palvelulle tilanne ei kuitenkaan ole luonut merkittäviä ongelmakohtia.
Koska toiminta on monipaikkaista ja vahva virtuaaliosallistumisen kulttuuri on jo olemassa, myös alkuperäisesti fyysisten valmennusten siirtäminen virtuaalisiksi on ollut sujuvaa. ”Vielä on liian aikaista arvioida, vaikuttaako tilanne palvelun laatuun. Hommat eivät kuitenkaan ole jäissä, vaan päinvastoin voidaan ajatella, että tilanteen johdosta on saatu laajempaa aktiivista osallistumista. Toiminnan kannalta kuitenkin hyvä fasilitointi ja virtuaalityön oikea rytmittäminen ovat jopa tärkeämpiä asioita kuin fyysinen läsnäolo”, Sankari sanoo.
MML Valmentajat -palvelu on saanut hyvin tuulta alleen ja kerännyt kiitosta osallistujiltaan. Toimittaessa viestinnän foorumeilla johdon kumppaneina, saavutetaan laajaa ja moniulotteista viestintää. Hyvät kokemukset leviävät virallisten kanavien lisäksi myös johdon henkilöstön epävirallisissa keskusteluissa eri yksiköiden välillä. Myös esimiehet laittavat itse kokemansa hyvät toimintatavat sekä vinkit kiertämään.
”Harvoin jos koskaan viestintää on liikaa. Koko verkosto pitää huolta sanan kiirimisestä ja hyvien kokemusten leviämisestä. Näin isossa organisaatiossa tiedon leviäminen vaatii jatkuvaa viestintää.”
Hanke on ehdolla Kaiku-palkinnon saajaksi. Kaikki 11 ehdokasta esitellään Valtiolla.fi-sivustolla ennen voittajan valintaa. Kaiku-palkinto julkaistaan 20.toukokuuta kaikille avoimessa verkkotilaisuudessa.
