Maailman meno vaikuttaa kaoottiselta – ilmastonmuutos, globaali epävakaus, talousongelmat ja nopeat, monimutkaiset sekä yllättävät muutokset haastavat niin arkea kuin viranomaistoimintaakin. Vuosikymmeniä maailman tilaa ja toimintaympäristön muutoksia on yritetty hahmottaa VUCA-käsitteen kautta. VUCAlla (volatility, uncertainty, complexity, ambiguity) viitataan epävakaaseen, epävarmaan, monimutkaiseen sekä monitulkintaiseen toimintaympäristöön. VUCA ei kuitenkaan enää riitä kuvaamaan nykytilaa. Tilalle on tullut BANI (brittle, anxious, nonlinear, incomprehensible), joka kuvaa maailmaa hauraana, ahdistavana, epälineaarisena ja käsittämättömänä.
Muutokset haastavat viranomaistoimintaa. Ennakointi, riskienhallinta ja strateginen suunnittelu toimivat karttana ja kompassina, jotka auttavat viranomaisia navigoimaan tässä uudessa maailmassa. Viranomaistoiminta luo vakautta, mutta sen on myös vastattava muuttuvan toimintaympäristön haasteisiin ja löydettävä mahdollisuuksia toiminnan kehittämiseksi.
Ennakoinnilla resilienssiä
Ennakoinnin avulla vahvistetaan viranomaistoiminnan resilienssiä ja kykyä vastata toimintaympäristön muutoksiin. Resilienssi tarkoittaa kriisinkestävyyden lisäksi kykyä mukautua ja uudistua. Ennakoivalla otteella viranomaiset voivat tunnistaa kehityskulkuja ja rakentaa toimintamalleja, jotka tukevat toiminnan vaikuttavuutta ja lisäävät asiakaslähtöistä joustavuutta. Tämä edellyttää systemaattista tilannekuvan muodostamista, tietoon perustuvaa päätöksentekoa sekä ennakoivaa ajattelua strategisessa suunnittelussa.
Tulevaisuustietoa riskienhallintaan
Ennakoinnin avulla tuotetun tulevaisuustiedon hyödyntäminen riskienhallinnassa mahdollistaa eteenpäin katsovan otteen. BANI-maailmassa riskit ovat usein kompleksisia ja dynaamisia, joten myös riskien ristikkäisvaikutuksia tärkeää tunnistaa. Esimerkiksi kyberturvallisuuteen, sään ääri-ilmiöihin ja geopoliittisten jännitteiden aiheuttamiin seurauksiin liittyvät riskit ovat usein tällaisia.
Kun riskienhallinta muuttuu reaktiivisesta proaktiiviseksi ja ennakoivaksi, sen integroiminen osaksi strategista päätöksentekoa kannattaa. Tämä auttaa viranomaisia priorisoimaan resursseja ja kohdistamaan toimenpiteitä oikea-aikaisesti. Lisäksi riskienhallinta itsessään nousee strategisemmalle tasolle ja tietoa voidaan hyödyntää strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
Ennakoiva riskienhallinta osaksi Verohallinnon strategiaprosessia
Verohallinnossa kehitetään parhaillaan toimintatapaa, jolla proaktiivinen ja ennakoiva riskienhallinta tuodaan osaksi strategiaprosessia. Verohallinnon strategian päivitystarvetta suhteessa toimintaympäristön muutoksiin tarkastellaan vuosittain tammikuussa ja kesäkuussa johdon strategiatilaisuuksissa. Toimintaympäristön muutosten niin vaatiessa päivitetään strategiaa ja sen tavoitteita tarpeellisilta osin. Päivitystyössä hyödynnetään riskienhallinnan ja ennakoinnin yhdessä tunnistamia nousevia riskiteemoja, jotka toteutuessaan vaikuttavat Verohallinnon tavoitteiden saavuttamiseen. Tunnistetut laajat riskiteemat etenevät johdon arvioinnin jälkeen turvallisuuden ja riskienhallinnan ohjausryhmän käsittelyyn ja sieltä yksiköihin tarkempaa riskien tunnistusta, arviointia ja hallintatoimien määritystä varten.
Ennakointi ja riskienhallinta tukevat Tukesin johtamista
Turvallisuus- ja kemikaalivirastossa (Tukes) ennakointi ja riskienhallinta on integroitu osaksi johtamista ja ohjaamista. Toimintaympäristöä analysoidaan systemaattisesti henkilöstöä ja sidosryhmiä osallistaen. Toimintaympäristökatsausten pohjalta voidaan tunnistaa uusia uhkia ja mahdollisuuksia, joiden vaikutuksia toimintaan arvioidaan riskienhallinnan keinoin. Rullaava strategia mahdollistaa viraston painotusten muutokset tai -täsmennykset ketterästi. Lisäksi ennakoinnin pohjalta syntyvää tulevaisuustietoa ja analysoitua riskitietoa hyödynnetään osana Tukesin tulosohjausta.
Jos lukijana ihmettelet, mikä yhdistää tämän blogin kirjoittaneet Tukesin ja Veron ennakoinnin ja riskienhallinnan asiantuntijat, niin se on jaettu uteliaisuus tulevaisuusajattelusta, syvä halu oppia toisilta ja jakaa omaa osaamista. Tulevaisuusajattelu ja riskienhallinta ei tunne lainsäädännön tai virastojen rajoja vaan ne vahvistuvat yhteisestä keskustelusta. BANI-maailmassa yksikään viranomainen ei pärjää yksin. Yhteinen tulevaisuusajattelu, uteliaisuus ja yhteistyö tekevät meistä vahvempia. Miten teidän virastossanne rakennetaan resilienssiä?
