Valtiolla siirrytään 2020-luvulla laajasti yhteisiin työympäristöihin eli YTY:ihin ja se haastaa totutut tavat toimia valtion virastoissa. Keväällä 2025 YTY:ihin siirtyvä henkilöstö saa mahdollisuuden valmistautua muutokseen eOppiva-koulutuksen avulla. YTY:t ovat myös aiheena erilaisilla valtionhallinnon yhteistyöfoorumeilla, kuten Törmäämössä ja Esihenkilötreffeillä. Mistä YTY:issä onkaan kyse?
Yhteiset työympäristöt ovat työnteon paikkoja, joissa työskentelee useita eri virastoja. YTY:issä tilat ja niihin liittyvät palvelut ovat virastojen yhteisessä käytössä. Lisäksi YTY:issä on viranomaisten väliseen yhteistyöhön liittyviä toimintamalleja, rakenteita, pelisääntöjä ja yhteisiä rooleja.
YTY:ihin siirtymistä ohjaa valtioneuvoston periaatepäätös valtion toimitilastrategiaksi. Tavoitteena on, että vuoteen 2030 mennessä 25 % valtion henkilöstöstä työskentelee yhteisissä työympäristöissä, mikä tarkoittaa noin 20 000:ta virkahenkilöä. Lisäksi valtion viranomaisten käyntiasiointi kootaan julkisen hallinnon strategian mukaisesti julkisen hallinnon yhteisiin asiakaspalvelupisteisiin, jotka sijaitsevat usein yhteisten työympäristöjen yhteydessä. Siirtyminen yhteisiin työympäristöihin vaikuttaa ennen kaikkea tavanomaista toimistotyötä tekeviin virkahenkiköihin, mutta käyntiasioinnin kokoamisen myötä myös kansalaisen asiointikokemus muuttuu.
Ensimmäiset kokemukset kertovat perustavanlaatuisesta muutoksesta
Ensimmäisiä yhteisiä työympäristöjä on otettu käyttöön Joensuussa, Lahdessa, Lappeenrannassa, Porissa ja Kouvolassa osana valtion palvelu- ja toimitilaverkon uudistamishanketta. Hankkeessa valmisteltu yhteisten työympäristöjen konseptikokonaisuus ohjaa YTY:jen yhdenmukaista toteuttamista ja yhteisen arjen rakentamista. Uudistuksessa on todettu, että muutto yhteisiin työympäristöihin ei ole vain tilamuutos, vaan kokonaisvaltainen toiminnan muutos, joka vaatii muutosjohtamista sekä esimerkiksi uudenlaisia yhteisiä rooleja, toimintamalleja ja työkaluja.
Kokemukset ensimmäisistä yhteisistä työympäristöistä ovat osoittaneet, että esimerkiksi työsuojeluun liittyvien työnantajavelvoitteiden osalta tarvittaisiin YTY:ssä toimivien organisaatioiden keskinäistä yhteistyötä. Arki yhteisissä työympäristöissä haastaa myös työyhteisön käsitteen – nyt ja jatkossa on tarve luoda uudenlaista, organisaatiorajat ylittävää yhteistyötä samoissa tiloissa toimivien kesken, ja samalla vahvistaa omaa, organisaatiokohtaista yhteistyötä. Myös valtion henkilöstöstrategiassa pohditaan yhteisöllisyyden merkitystä ja tukemista.
Muutosta sujuvoittavat työkalut ja aktiivinen kehittämisote
Samoissa tiloissa toimiminen voi parhaassa tapauksessa tarjota uusia mahdollisuuksia yhteistyölle viranomaisten välillä – sitä paljon puhuttua siilojen purkamista. Tämä ei kuitenkaan tapahdu itsestään. Yhteisten työympäristöjen onnistuminen edellyttää aktiivista kehittämisotetta ja halua ratkaista eteen tulevia käytännön haasteita yhdessä.
Vuonna 2025 otetaan käyttöön seuraavat yhteiset työympäristöt Jyväskylässä ja Turussa. Tulevat YTY:jen käyttäjät pääsevät perehtymään uudenlaiseen arkeen alkuvuodesta tuotettavan eOppiva-koulutuksen avulla. Vaikka oman työyhteisön muutto YTY:yn ei olisikaan vielä näköpiirissä, on toimitilojen kehityksen suunnasta hyvä olla tietoinen. Tulevina vuosina yhä useamman virkahenkilön kollegan, yhteistyökumppanin tai oma työskentelypaikka on yhteinen työympäristö. Kertarysäyksellä uusia YTY-käyttäjiä Suomeen saadaan vuonna 2026 kun Pasilan virastokeskuksen 5000:n henkilön YTY otetaan käyttöön.
Kiinnostuitko?
YTY:t aiheena mm. seuraavissa tilaisuuksissa:
Törmäämössä perjantaina 25.4. klo 8–9 >
Esihenkilötreffeillä keskiviikkona 21.5. klo 13:30–15:30 >
Kirjoittajat Tommi Hatinen ja Mette Vuola työskentelevät projektiasiantuntijoina VM:n valtionhallinnon kehittämisosaston rakennepolitiikkayksikössä Valtion palvelu- ja toimitilaverkon uudistaminen 2020-luvulla-hankkeessa.
