Valtiontalouden tarkastusvirasto VTV uudistuu vahvasti ajan hengessä. ”Meidän mallimme on vastaus ilmiöpohjaiseen, siilot murtavaan ja poikkihallinnolliseen tekemiseen”, pääjohtaja Tytti Yli-Viikari sanoo.
VTV:n strategiassa puhutaan työn tekemisestä uudella tavalla ja ennakoitavuuden lisäämisestä. Strategiasta löytyy myös tahto muuttua, jotta virasto voisi vastata ympäröivän maailman isoihin muutoksiin ja tulevaisuuden tarpeisiin. Muutoksen keskiössä on osaamisen kehittäminen.
Jotta tämä kaikki olisi mahdollista, organisaatio on pistetty täysin uusiksi ja ihan uudella tavalla. Perinteisestä hierarkkisesta asiantuntijaorganisaatiosta on kasvamassa moderni projektiorganisaatio, joka pystyy vapauttamaan osaamisen potentiaalin sekä toimimaan entistä tuloksellisemmin ja vaikuttavammin.
Asiat voivat olla keskeneräisiä, mutta teemme silti
Organisaation uudistustyö aloitettiin syksyllä 2018. Reilussa vuodessa on tehty paljon, mutta paljon on vielä tekeillä. VTV:ssä ollaan oppimassa uudenlaista toimintakulttuuria, jossa voidaan tehdä, vaikka ei ole valmista, kokeillaan keskeneräistä.
”Meidän mallimme syntyi sen pohjalta, miten voisimme tuottaa vaikuttavampaa tietoa ja miten voisimme tehdä paremmin”, pääjohtaja Tytti Yli-Viikari kertoo.
”Johto ei tee asioita valmiiksi ja tarjoile niitä ylhäältä alas, vaan teemme yhdessä ja työstämme keskeneräistä valmiimmaksi. Emmekä tee enää vain annettuja töitä vaan suunnittelemme niitä ja niiden edellyttämää oppimista. Työntekijöiden roolit ovat aiempaa monipuolisempia, koska osaamista voidaan hyödyntää aiempaa joustavammin”, Yli-Viikari kertoo.
”Kaiken kantava voima on vahva visio. Asiat voivat olla keskeneräisiä ja vaiheessa, mutta vision avulla ymmärrämme koko ajan, mitä teemme ja ennen kaikkea, miksi teemme.”
Muutoksen kantavaksi teemaksi nousee yksi VTV
Uutta organisaatiota lähdettiin suunnittelemaan koko viraston voimin ja talon ulkopuolisen konsultin fasilitoimana. Yli-Viikari korostaa yhteistä tekemistä: ”On mahdotonta sanoa, kuka mallin keksi. Siinä näkyy monen kädenjälki ja se on yhdessä tehty.”
Mitkä asiat ovat hyvin, mitä tulisi tehdä toisin?
Työn pohjaksi selvitettiin esimerkiksi sitä, miltä tarkastusvirasto näyttää sidosryhmien näkökulmasta. Tulosten perusteella kävi ilmi, että virasto ei näyttäytynyt ulospäin yhtenä virastona vaan tarkastuslajien mukaan. Talon sisällä pohdittiin mm. sitä, mitkä asiat ovat hyviä ja mitä tulisi tehdä toisin.
”Muutoksen kantavaksi teemaksi nousi yksi yhtenäinen VTV. Kun valtioneuvosto julkaisi uuden hallitusohjelman kesällä 2019, se kuulosti meistä tutulta. Mallimme istuu sekä tähän aikaan että hallituksen lupauksiin politiikan uudistamisesta”, Yli-Viikari tiivistää.
Osaaminen esiin ja käyttöön aiempaa paremmin
VTV:ssä tehdään pitkää uraa. Tarkastusvirastossa työskentelee noin 150 henkilöä, joista puolet on ollut talossa yli 15 vuotta.
”Meiltä löytyy asiantuntijuutta ja osaamista. Tehtävämme on tuottaa tietoa, jonka avulla voimme tukea valtionhallinnon uudistumista sekä valtion tuloksellista ja vaikuttavaa tekemistä. Tämä kaikki vaatii tiimityötä ja kykyä yhdistää monipuolisesti erilaista osaamista erilaisiin projekteihin”, Yli-Viikari toteaa.
Tehtävät menivät osaamisen johtamisen edelle.
Jos hieman oiotaan mutkia, VTV:n aiemmassa hierarkkisessa organisaatiossa esimiehet jakoivat tehtäviä eteenpäin ja katsoivat, että ne tuli tehtyä. Tehtävät menivät pitkälti osaamisen johtamisen edelle. Vaikka mikään ei estänyt työntekijän osallistumista samaan aikaan useaan hankkeeseen, rakenteet jarruttivat ja kunkin työpanos kohdistui yhteen kerrallaan, jolloin osaamisen potentiaalin hyödyntäminen oli kapeaa.
”Uudessa projektiorganisaatiossa voimme hyödyntää kunkin osaamista useassa projektissa. Henkilöstölle tämä merkitsee sitä, että he voivat jossakin projektissa toimia pääasiantuntijana ja oppia samaan aikaan toisessa uutta. Uusi organisaatio mahdollistaa osaamisen yhteiskäytön joustavasti.”
Vahvempi sekä ulospäin että sisäänpäin
VTV:n organisaatio on jaettu nyt neljään tarkastuksen ja valvonnan vaikuttavuusalueeseen sekä neljään henkilöstön oppimiskeskukseen. Jos vaikuttavuusalueet keskittyvät perustehtäviin ja ulkoiseen tekemiseen, oppimiskeskukset keskittyvät henkilöstöön ja osaamiseen.
Vaikuttavuusalueita ovat kestävä julkinen talous, kestävä hallinnon kehittäminen, hyvinvoiva ja turvallinen yhteiskunta sekä toimiva tiedonhallinto. Yli-Viikarin mukaan vaikuttavuusalueet ovat limittäisiä ja niiden johtajat tekevät tiivistä yhteistyötä. Alueet ja tehtävät ovat määräaikaisia, mutta niitä voidaan muuttaa esimerkiksi sen mukaan, tukevatko ne valtionhallinnon uudistumista ja sidosryhmien tiedontarpeita.
Mikään valinta ei sulje mitään pois.
Oppimiskeskuksista löytyvät tulevaisuuden talous, digitalisaatio, menetelmät ja vaikuttava asiakastyö. Kussakin oppimiskeskuksessa on johtaja ja jokainen työntekijä saa valita oman oppimiskeskuksensa sen mukaan, mikä puhuttelee eniten. Kuuluipa henkilö mihin tahansa keskukseen, kaikki talon koulutukset ja ammatilliset tuet ovat jokaisen saavutettavissa eli mikään valinta ei sulje mitään pois.
Miten tämä kaikki on otettu vastaan?
Yli-Viikari näkee, että myönteisesti. Muutos nähdään mahdollisuutena laajentaa omaa osaamista ja asiantuntijuuden syventämistä. Projektiorganisaatio tekee virastosta yhteisen tehtäväkentän toisiinsa limittyvine toimintoineen ja toimijoineen.
”Luonnollisesti muutos on suuri ja se vaatii sopeutumista, toisilta enemmän, toisilta vähemmän. Kun yksi haluaa harkita muutosta huolella, toinen on jo tekemässä sitä. Ihmiset ovat erilaisia. Kyse on pitkälti siitä, kuinka paljon itse kukin sietää epävarmuutta ja montako kertaa on työurallaan kokenut ison muutoksen.”
Toistaiseksi suurin muutos on tapahtunut johtamisen arjessa, mutta vähitellen se alkaa tuntua yhä enemmän myös asiantuntijoiden arjessa. Haasteitakin riittää ja jatkossa on pidettävä huolta esimerkiksi siitä, etteivät uudet rakenteet ala synnyttää uusia siiloja.
”Teemme nyt entistä enemmän yhtenä VTV:nä. Toivon, että kaikki palat loksahtavat kohdilleen, me-henki kasvaa entisestään ja henkilöstö pääsee kehittymään ja tekemään tulevaisuudessakin mielekästä ja merkityksellistä työtä”, Yli-Viikari summaa.
Teksti: Sari Okko | Kuvat: Valtiontalouden tarkastusvirasto