Kuvassa ihmisiä työskentelemässä

Työn jatkuva parantaminen osaksi valtiohallintoa

Kaiku-kehittäjien yhteistyöryhmä kokoontui ensimmäistä kertaa uudella kokoonpanolla. Valitsimme vuoden teemaksi ”parempi työelämä yhdessä oppien” ja pohdimme sitä, miten kehittämistä voi tuoda lähemmäksi jokapäiväistä tekemistä ja osaksi kaikkien työtä.

Erityisesti lean-metodien käyttäminen asiantuntijatyössä herätti meissä paljon innostusta. Esimerkiksi Opetushallituksessa noin kaksikymmentä asiantuntijaa suoritti viime vuonna tuotekehitystyön erikoisammattitutkinnon, jossa opittiin käyttämään lean-metodeja omassa työssään. Leanin avulla voidaan päästä kiinni ilmiöiden juurisyihin ja ratkoa niitä syvällisesti ja tehokkaasti ja se antaa konkreettisia välineitä niin työn sisällön kuin työhyvinvoinnin kysymyksien jatkuvaan parantamiseen. Tavoitteena on tunnistaa prosesseista sitä, mikä tuottaa hukkaa ja estää prosessien virtaustehokkuutta, mutta erityisesti sitä, mistä saadaan arvoa työntekemiselle. Arvo voi olla mitä vain – ei siis aina aikaa tai rahaa – ja eritysesti julkishallinnossa yhteiskunnallinen vaikuttavuus on usein työmme arvo.

Lean kuulostaa todella hyvältä, mutta miten saada jatkuva parantaminen vahvemmin osaksi päivittäistä työtämme?

Pohdimme, että kehittämiseen liittyvää työtä saatetaan toisinaan sanoittaa vieraannuttavasti: ”resurssitehokkuus”, ”prosessien kehittäminen” tai ”laatu ja tuloksellisuus” eivät ehkä kuulosta niin innostavilta kuin ”miten lisää sujuvuutta työpäivääsi”, ”työt valmiiksi ja asiat selviksi” tai ”myös sinulla on lupa parantaa työtäsi”?

Lisäksi työpaikoilla tarvitaan ehkä sitä, että oppiminen käsitetään vahvemmin osana työn päivittäistä tekemistä ja niin, että kysyisimme aina: Voisiko tämän asian tehdä helpommin? Miten saisin työpäivästäni sujuvamman? Teenkö oikeita asioita oikeassa järjestyksessä? Mitä jos tekisinkin tänään toisin ja katsoisin, mitä siitä seuraa?

Totesimme myös asiantuntijoille kertyneen hiljaisen tiedon jakamisen olevan tärkeää. Hyödymme siitä, jos työmme tuloksien julkistamisen lisäksi reflektoimme myös sitä, miten asiat tuli tehtyä ja millaisia käänteitä työssä tapahtui. Kokeilut, erheet, onnistumiset ja oivallukset tulisi paketoida niin, että muutkin voivat osallistua kollegan oppimismatkaan. Ja tämän pitäisi koskettaa kaikkia, ei vain organisaatiossa kehittäjiksi nimettyjä henkilöitä.

Lisäksi jäimme pohtimaan erillisten koulutuksien ja kurssien vaikuttavuutta ja niiden hyötyä. Miten valtionhallinnossa esimerkiksi mitataan koulutusten vaikuttavuutta? Riittääkö määrällisen osallistumisen mittaaminen tähän? Millaisia keinoja meillä olisi mitata työyhteisöjen kehittymistä koulutuksien myötä? Miten mitata ja todentaa sitä, että yhteisöt ovat oppineet ja kehittyneet yhdessä? Koulutusten vaikuttavuutta voisi pohtia myös vaikuttavuusketjun kautta: koulutuksesta oppimiseksi, tiedosta oivallukseksi, yksilöltä yhteisöön.

Kaiku-yhteistyöryhmä järjestää kaikille avoimen Kevätpäivän 20.5.2021 ja pohdimme sen teemaa ja sisältöä. Yhteisöllisyys ja yhdessä oppiminen? Miten yhteisöllisyyttä edistetään uudessa työssä? Voidaanko tarjota uusia näkökulmia ja konkreettisia keinoja? Mikä olisi tapa muodostaa yhteisöllisyyttä monipaikkaisessa työssä?

Totesimme, että yhteisöllisyys voi rakentua ja sitä voi kokea eri tavoin. Yhdessä tekemisessä saattaa korostua työhyvinvoinnin tukeminen, mutta meitä kiinnostaa pohtia sitä, miten opitaan yhdessä. Pyrimmekin rakentamaan päivän, jossa tarkastellaan osaamisen jakamista siitä näkökulmasta, miten tietyn tehtävän prosesseja on kehitetty yhdessä. Lisäksi haluaisimme tutkia työn ristiriitojen ratkaisujen löytämistä juurisyiden tunnistamisen kautta erityisesti esihenkilöiden kouluttamisella ristiriitatilanteiden ratkaisemiseen. Tavoitteenamme on, että jatkuva parantaminen olisi osa asiantuntijatyötä eikä erillinen toiminto kaukana työn arjesta