Vuorovaikutus on kuin vettä – välttämätöntä

Vettä ja vuorovaikutusta yhdistää moni asia: molempia eri olomuodoissaan on lähes kaikkialla ja molemmat ovat alusta saakka kuuluneet elämän perusehtoihin. Etenkin työelämässä vuorovaikutus on olennaista, sillä teemme työtä yhdessä toisten ihmisten kanssa. Erojakin on: harvoin vuorovaikutus itsestään sujuu kuin vettä vaan. Turvallisuus- ja kemikaalivirastossa (Tukes) suunnitelmallinen työ vuorovaikutuksen edistämiseksi aloitettiin yhdessä kaikkien tukeslaisten kanssa vuonna 2019. Koronapandemia vauhditti muutosta edelleen.

Työskentelemme millä alalla tahansa, toimimme ihmisten kanssa vuorovaikutuksessa. Siirtyminen etätyöhön on vähentänyt spontaania juttelemista ja toisten tapaamista. Kynnys yhteydenottoihin on noussut, kun keskustelut kahvihuoneessa ja jutustelu konttorin käytävillä ovat jääneet pois. Sähköposteja ja pikaviestejä lukiessamme joudumme joskus arvailemaan, mitä lähettäjä mahtoi tarkoittaa. Viesteistä emme näe toistemme kasvoja ja kehon kieltä emmekä kuule äänensävyjä. Koronatilanne rajoittaa sosiaalista toimintaa, ja samaan aikaan viestintäkanavista tulvii infoa ähkyksi asti. Tuntuu, että viesti- ja uutistulvasta jää varmaankin jotain tärkeää huomaamatta. On ratkaisevan tärkeää kiinnittää huomiota vuorovaikutukseen.

Miksi vuorovaikutuksen merkitys on niin suuri? Meillä Tukesissa valmentava ote on tärkeä, ja vuorovaikutus on olennainen osa sitä. Yksi strateginen valintamme on kehittää modernia asiantuntijayhteisöä. Maailma ja ilmiöt ovat nykypäivänä hyvin monimutkaisia.

Monia asioita ei pysty kukaan ratkomaan yksin, etenkään Tukesin kaltaisessa monialaisessa virastossa.

Lisäksi riittävä ja toimiva vuorovaikutus lisää työyhteisön luottamusta ja parantaa työilmapiiriä ja henkilöstön työhyvinvointia. Vahva luottamus ja korkea työhyvinvointi puolestaan lisäävät henkilöstön sitoutumista organisaatioon ja sen tavoitteisiin, ja sitä kautta työyhteisön toimivuus ja organisaation tuottavuus kasvavat. Hyvinvoiva henkilöstö saa enemmän aikaan – puhumattakaan siitä, miten paljon innostavampaa, mukavampaa ja mielekkäämpää on herätä uuteen työpäivään, kun niin oma kuin työporukankin tunnelma ja energia ovat kohdallaan. Yhdessä olemme enemmän!

Näin me Tukesissa olemme edistäneet vuorovaikutusta ja dialogia

Vuonna 2018 kokoonnuimme yhdessä kaikkien tukeslaisten kanssa pohtimaan Tukes-kulttuuria ja sitä, miten voisimme sitä kehittää edelleen. Ryhmätöissä syntyi monia hienoja ideoita, joista moni liittyi vuorovaikutukseen ja dialogiin, eli vuoropuheluun.

Joryn perjantaipalaverit ovat kaikille tukeslaisille avoimia johtoryhmän kokouksia. Joka perjantai järjestettävissä tunnin mittaisissa Teams-palavereissa käsitellään asioita, joita kaikkien tukeslaisten on hyödyllistä tietää. Lisäksi palavereissa keskustellaan ja kuka tahansa voi kysyä tai kommentoida. Yhdessä on keskusteltu mm. onnistumisista, korona-aikana toteutetun fiilismittarikyselyn tuloksista, prosessikuvauksista, neuvottelukuntatyöstä ja käyty virkamiesetiikkaa sekä määritelty, mitä termit vuorovaikutus ja dialogi Tukesissa tarkoittavat. Osallistuminen on muille kuin johtoryhmän jäsenille vapaaehtoista. Etenkin korona-aikana palavereihin on osallistunut vähintään 60 prosenttia tukeslaisista. Keskustelu on ollut aktiivista.

Kysy joryltä -konsepti antaa kaikille tukeslaisille mahdollisuuden kysyä kysymyksiä johtoryhmän jäseniltä. Johtoryhmän jäsenet vastaavat kysymyksiin kuukausittain Teamsilla järjestettävissä kuukausi-infoissa. Tukeslaiset lähettävät kysymyksensä viestinnän lähettämän kyselyn kautta noin viikkoa ennen tilaisuutta ja joryläiset valmistautuvat vastaamaan. Joka kuukausi kysymyksiä ja vastauksia on ollut useampia.

Tukesin ryhmien ystäväkirja on intran juttusarja, jossa tuodaan työkavereita esiin ja tehdään tukeslaisten työtä tutuksi. Tukes on monialainen asiantuntijavirasto ja toimii kolmella eri paikkakunnalla. Avain hedelmälliseen yhteistyöhön on työkavereiden ja heidän työtehtäviensä tunteminen.

Joryssä tänään -intrauutinen kertoo viikoittain heti johtoryhmän kokouksen jälkeen tiiviisti, mitä johtoryhmä on päättänyt ja mitä on keskusteltu. Uutista on mahdollisuus kommentoida ja tarvittaessa kysyä tarkennusta tai lisätietoja. Myös muita uudistuksia on tehty ja vielä tulossa.

Oppia vuorovaikutuksesta ja dialogista olemme saaneet myös luennoilla ja harjoituksissa. Case-luennot aiheesta jatkuvat.

Koronapandemian aikana perinteisten kahvipöytäkokoontumisten tilalle on järjestetty erilaisia epämuodollisia kohtaamistapoja verkossa. Niistä suosituimpia ovat ryhmien säännölliset, monella ryhmällä päivittäiset, virtuaalikahvit Teamsissa. Lounas- tai kahvitauolla saatetaan käydä pienellä kävelyllä jutellen samalla työkaverien kanssa puhelimessa. Tukesin ensimmäiset virtuaalipikkujoulut tietovisoineen ja stand up -komiikoineen onnistuivat mainiosti Teamsissa.

Palaute kannustaa jatkamaan

Palaute uudistuksistamme on ollut pääosin kannustavaa ja myös VM baro -työtyytyväisyyskyselyn tulokset näyttävät, että vuorovaikutus ja viestintä on kehittynyt hyvään suuntaan. Kehitettävää meillä riittää silti yhä ja työ jatkuu.

Millaisia hyviä käytäntöjä sinun organisaatiossasi on otettu käyttöön? Kommentoi ja keskustele!